Organisatie

HRM

Ook in 2021 heeft het coronavirus een forse invloed gehad op de OM-organisatie en haar medewerkers. Vanwege de geldende coronamaatregelen werkten medewerkers grotendeels nog vanuit huis. Ondertussen werd een visie opgesteld over hoe het werk eruit ziet als we weer meer naar kantoor kunnen. Het betekent in elk geval dat we niet teruggaan naar de oude situatie. We stappen als OM over op nieuwe werkgewoontes, we gaan 'hybride werken'. In 2021 zijn hiervoor de belangrijkste kaders opgesteld. In 2022 zullen deze worden uitgewerkt naar praktische handvatten voor medewerkers. Ter ondersteuning aan het nieuwe beleid zijn thuiswerkvoorzieningen beschikbaar gesteld en ook ontvangen medewerkers een thuiswerkvergoeding. In 2022 wordt ook doorgewerkt om medewerkers met de juiste middelen en tools verder te ondersteunen bij het hybride werken.

Het ziekteverzuim bij het OM loopt al enkele jaren terug. Ook in 2021 daalde het verzuim licht, tot 4,7 procent. Daarmee ligt het verzuim bij het OM inmiddels iets onder het gemiddelde van 5,2 procent van de sector Openbaar bestuur en overheidsdiensten (bron: CBS). Met name het langdurig verzuim is in 2021 afgenomen.

Het OM zet in op duurzame inzetbaarheid voor zowel medewerkers als leidinggevenden door middel van het FIT!-aanbod, een faciliteit voor inzetbaarheid en talentontwikkeling. In 2021 werden 110 sessies georganiseerd waaraan 1874 OM’ers hebben deelgenomen. FIT richt zich op vier thema’s: Vitaal & in Balans, Samenwerken & Communiceren, Ontwikkelen & Versterken en Werk & Loopbaan. Vitaal & in Balans is het thema met de meeste deelnemers (1170). Binnen dit thema ligt de nadruk op: fysieke en mentale gezondheid, sterk staan in het werk, een goede werk-privébalans en praktische hulp om FIT te worden en te blijven.

Bezetting

De bezetting van het OM steeg in 2021 met 4 procent ten opzichte van 2020. Deze personeelsgroei wordt onder andere veroorzaakt door extra taken die voortvloeien uit nieuwe wetgeving (Wvggz, Wlt) en door versterking aanpak ondermijning. In totaal werkte 5.386 fte, ofwel 5.733 medewerkers bij het OM. Het aantal rechterlijk ambtenaren (officieren van justitie en advocaten-generaal) steeg met 4 procent, het aantal rijksambtenaren steeg met 5 procent. 

De bezetting van het OM is vooral toegenomen in de operationele functies. Zo groeide de administratie op de parketten, de bezetting van de adjunct-officieren en secretarissen. Het aantal rechterlijk ambtenaren is het afgelopen jaar ook toegenomen door een stijging in het aantal officieren in opleiding (OIO’s).

De instroom aan officieren in opleiding is verhoogd om invulling te kunnen geven aan het grote aantal vacatures. In 2021 is er daarom een extra leergang voor officieren van justitie in opleiding gestart. In totaal zijn er in 2021 58 officieren van justitie in opleiding begonnen. Deze intensivering wordt ook komend jaar doorgezet.

OIO’s zijn ervaren juristen die in een periode van gemiddeld 2,5 jaar worden opgeleid tot officier van justitie. Gedurende de opleidingsperiode zijn zij beperkt inzetbaar in het primair proces, wat betekent dat het invullen van vacatures enige tijd kost. Naast de officieren van justitie in opleiding zijn er in 2021 ook 73 adjunct-officieren in opleiding en 22 OM-trainees gestart om zo ook de doorstroom richting de opleiding tot officier van justitie te vergroten. Daarnaast is het afgelopen jaar weer ingezet op campusrecruitment. Zo namen 100 rechtenstudenten deel aan SummerCourt. Functies in de bedrijfsvoering of beleid groeiden beperkt, de bezetting van het management groeide niet.

Rijksbrede Exitmonitor

In 2021 was het OM betrokken bij de ontwikkeling van de Rijksbrede Exitmonitor. Dit is een anonieme digitale vragenlijst die vertrekkende medewerkers automatisch ontvangen (als een organisatie ervoor heeft gekozen dit instrument in te zetten). De exitmonitor maakt onderdeel uit van de InternetSpiegel medewerkeronderzoeken en geeft inzicht in welke factoren bijdragen aan het vertrek van de medewerker. De exitmonitor is aanvullend aan het persoonlijke exitgesprek, dat meer de gelegenheid biedt om te verdiepen en alle ruimte laat voor de persoonlijke feedback van de medewerker. Het inzetten van beide instrumenten geeft de mogelijkheid om kwantitatieve en kwalitatieve inzichten met elkaar te verbinden. De exitmonitor zal onderdeel worden van het exitproces via het rijksbrede personeelsadministratiesysteem P-direkt en is begin 2022 door het OM in gebruik genomen.

Een inclusief en divers OM

Het Openbaar Ministerie wil een organisatie met een inclusieve organisatiecultuur en divers personeelsbestand zijn en blijven. Een organisatie waarin eenieder op zijn of haar eigen manier en naar vermogen bijdraagt aan het organisatiebelang. Waarin iedereen zichzelf kan zijn, zich gehoord voelt en erbij hoort, ongeacht geslacht, afkomst, seksuele geaardheid, geloofsovertuiging, beperking, persoonlijke bijzonderheden, et cetera.

Deze ambitie heeft het OM in 2020 vertaald naar een concrete aanpak die in 2021 en 2022 primair gericht is op bewustwording en het nemen van eigen verantwoordelijkheid. Dit heeft in 2021 tot een aantal tussentijdse resultaten geleid.

Om een meer objectief beeld te krijgen van de manier waarop rechtenstudenten en pas afgestudeerde juristen met een biculturele achtergrond naar het OM als werkgever kijken, heeft het OM een imago-onderzoek onder deze doelgroep laten uitvoeren. De uitkomsten van dit onderzoek laten zien dat startende juristen met een biculturele achtergrond willen worden aangenomen op hun kwaliteiten en niet op hun achtergrond, dat ze een hoge drempel ervaren om te solliciteren bij het OM en dat het OM bij hen onvoldoende bekend is als potentiële werkgever. Deze wetenschap dient mede als input voor de nieuw arbeidscommunicatiestrategie van het OM. 

Om meer zicht te krijgen op de mate waarin medewerkers het OM als een inclusieve organisatie ervaren, heeft het OM in 2021 deelgenomen aan de Nederlandse Inclusiviteitsmonitor (NIM). Dit is een wetenschappelijk onderbouwd onderzoek van de Universiteit Utrecht. De NIM onderzoekt wat werkgevers doen in hun streven een inclusieve organisatie te worden, welke maatregelen ze nemen en welke activiteiten ze organiseren. Dit koppelt de NIM vervolgens aan de mate waarin werknemers hun organisatie als inclusief ervaren. Ook adviseert de NIM over te nemen stappen op weg naar meer inclusieve organisatiecultuur.

De uitkomsten van deze nulmeting bij het OM laten zien dat er geen reden is om te veronderstellen dat medewerkers die zich (zichtbaar of onzichtbaar) anders voelen, niet geaccepteerd worden, niet zichzelf kunnen zijn of er niet bij horen binnen het OM. Dat neemt niet weg dat er nog voldoende ruimte is voor verbetering van de mate waarin het OM door alle groepen als een inclusieve organisatie ervaren wordt en de wijze waarop het OM daar beleidsmatig op inzet. 

Omdat diversiteit niet altijd zichtbaar en/of meetbaar is, zoekt het OM naar manieren om het streven naar diversiteit minder vrijblijvend te maken. Met dat doel voor ogen is het 70%-principe geïntroduceerd; niet meer dan zeventig procent van de medewerkers in een team valt in dezelfde groep qua gender, leeftijd of culturele achtergrond. Dit uitgangspunt helpt leidinggevenden meer bewust om te gaan met de diversiteit binnen hun team en daarover vaker met elkaar het gesprek te voeren.

Benoemingen topstructuur

Vanaf 1 augustus 2020 kent het OM een aangepaste procedure voor benoemingen voor functies in de top van het OM. Deze is in samenspraak met de Centrale Ondernemingsraad OM (COR-OM) tot stand gekomen. De procedure zal om de twee jaar worden geëvalueerd en waar nodig worden aangepast. In 2021 zijn acht posities in de top van het OM via deze procedure ingevuld.

Ook voor de top van het OM geldt dat diversiteit belangrijk is. Daarom is eind 2020 een campagne gestart om ervaren leidinggevenden en bestuurders van buiten de organisatie te werven, die tijdelijk zullen toetreden tot de leiding van arrondissementsparketten. Deze bestuurders worden – binnen één tot maximaal twee jaar – intern opgeleid, waarna zij in aanmerking kunnen komen voor een topfunctie binnen het OM. In 2021 heeft deze campagne geleid tot de aanstelling van een kandidaat die tijdelijk is toegevoegd aan de parketleiding van het Arrondissementsparket Oost-Nederland en deelneemt aan het interne opleidingstraject. Daarnaast is in 2021 een nieuwe wervingscampagne opgestart voor een tweede kandidaat bij een ander OM-onderdeel. Deze procedure loopt nog. 

Leiderschapsprogramma OM

In 2021 gingen de eerste twee lichtingen van het Leiderschapsprogramma OM van start, met in totaal dertig leidinggevenden. Het programma beoogt deelnemers individueel en als collectief te versterken om verbeteringen en veranderingen tot stand te brengen. Er wordt geïnvesteerd in openheid en reflectief vermogen tussen de deelnemers onderling en hun omgeving, alsook in de moed om elkaar aan te spreken en eigen tegenspraak te organiseren. In het programma leren de deelnemers elkaars kwaliteiten, drijfveren, valkuilen en schaduwzijden kennen en leren zij complementair aan elkaar te opereren op verschillende niveaus.

Gedurende het leiderschapsprogramma wordt, naast de inhoudelijke leiderschapsmodules, in de praktijk met elkaar geoefend door organisatievraagstukken bij de kop te pakken onder begeleiding van coaches. Deze coaches volgen en spiegelen zowel de ontwikkeling van het groepsproces als het individuele ontwikkelproces van de deelnemers. De coaching is gericht op het ontwikkelen van leiderschap dat wordt gekenmerkt door een goed, open werkklimaat waarin naast inhoudelijke, ook persoonlijke en morele dilemma’s bespreekbaar zijn.

Fysieke ontmoetingen, op locatie, zijn een voorwaarde om te kunnen investeren in dialoog en samenwerking op verschillende niveaus. Vanwege de corona-maatregelen is een aantal bijeenkomsten verplaatst. De uitvoering (en afronding) van het programma loopt daarom in 2022 langer door dan was voorzien. De deelnemers kregen in 2021 alternatieve leeractiviteiten online aangeboden. 

Naast het leiderschapsprogramma is in 2021 ook gestart met het ontwerp van een basisopleiding voor nieuwe leidinggevenden bij het OM. Die opleiding richt zich op de vraag wat een leidinggevende moet weten over de rol van werkgever, het instrumentarium dat hem of haar ter beschikking staat en welke functionarissen kunnen adviseren/faciliteren. Deze leergang vormt een aanvulling op de leergang leidinggevende vaardigheden.

Open werkklimaat

Ook in 2021 is net zoals de jaren ervoor veel aandacht besteed aan het met elkaar (blijven) werken aan een open werkklimaat. In een open en gezond werkklimaat wordt geleerd van fouten, komt ieder tot zijn recht ongeacht functie of achtergrond, worden gelijke gevallen op gelijke wijze behandeld en is er ruimte om dilemma’s met elkaar te bespreken. Dat vraagt iets van iedere OM’er, op alle niveaus binnen de organisatie. Het vraagt moed om niet alleen het makkelijke maar ook het moeilijke gesprek te voeren. De werkdruk – versterkt door corona, gebrek aan capaciteit en ICT-problemen – maakt het er niet makkelijker op om de gewenste gesprekken goed te voeren. Tegelijkertijd maken juist deze moeilijke omstandigheden het belang van het open gesprek alleen maar groter. 

Open brief aan alle OM’ers

De leden van de werkgroep Cultuur en Leiderschap, die dit onderwerp medio 2019 hebben opgepakt, hebben in 2021 een open brief per post naar alle OM’ers verstuurd. Met de brief hebben de leden van de werkgroep geen ‘blauwdruk’ willen bieden van ‘hoe het moet’ maar, vanuit persoonlijke overtuiging als OM’er, de mede-OM’ers uitgenodigd het gesprek aan te gaan en het open werkklimaat vorm te geven. Daarvoor zijn ook filmpjes ontwikkeld die op prikkelende wijze bepaalde gedragingen en patronen illustreren. De brief en de filmpjes zijn hulpmiddelen om op de OM-onderdelen met elkaar in gesprek te gaan. Over aanspreken en aangesproken worden, over respect en dialoog, over vragen stellen en het uitstellen van oordelen, over zelfreflectie en het bespreekbaar maken van fouten. De filmpjes zijn op een speciale ‘Open werkklimaat’-intranetpagina geplaatst. Daarop zijn ook nog andere hulpmiddelen geplaatst zoals gesprekskaarten met begrippen waarop in het dagelijkse werk een professionele spanning zit. Uiteraard erkent het College dat de ‘toon van de top’ hiervoor van groot belang is. Dat kan niet vaak genoeg worden gezegd en nageleefd. 

Experiment strategische gespreksvoering

In 2019 en 2020 zijn door 25 leden van de topstructuur dialoogsessies gehouden om meer inzicht te krijgen in strategische gespreksvoering; hoe wordt binnen het OM het gesprek met elkaar gevoerd, van welke beïnvloedingstijlen wordt gebruik gemaakt en hoe effectief zijn deze. Daarnaast is verkend of hierbij ruimte is voor dialoog (of elementen ervan). Een experiment dat werd begeleid door een extern bureau, in opdracht van het TestlabOM en de werkgroep Cultuur en Leiderschap. Parallel aan de dialoogsessies is ook op twee OM-conferenties geoefend met en gesproken over gespreksvoering. Daarbij lag de focus op het voeren van een dialoog vanuit gezamenlijk onderzoek in plaats vanuit rationeel overtuigen en dominante discussie. Daarnaast ging het over de waarde van vrijmoedig spreken en de betekenis van dialogisch leiderschap. Aan het College is het advies uitgebracht om het experiment een vervolg te geven in de topstructuur en ook verder uit te breiden naar het middenkader, omdat de vaardigheden om een dialoog te voeren bij uitstek geschikt zijn om het open werkklimaat verder te ontwikkelen. 

Visitatierapport ‘Tijd maken voor transitie’

Vanaf de zomer van 2019 heeft de externe Begeleidingscommissie, onder voorzitterschap van drs. J. Smit, commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland, gezorgd voor een kritische blik ‘van buiten naar binnen’, door periodiek met het College te overleggen en als klankbord te dienen. Met de installatie van de Visitatiecommissie OM, eind 2020, was het voor de begeleidingscommissie een logisch moment om haar taken in het voorjaar van 2021 af te ronden. Het is de bedoeling dat periodiek – eens in de twee tot vier jaar – visitaties worden uitgevoerd. De eerste hiervan vond plaats in 2021. 

De Visitatiecommissie OM, onder voorzitterschap van mw. prof. dr. P.L. Meurs, hoogleraar Bestuur van de Gezondheidszorg aan de Erasmus Universiteit, heeft voor de visitatie de zestien OM-onderdelen bezocht, documentatie geraadpleegd en de besturen van de OM-onderdelen gevraagd een zelfevaluatie op te stellen. Daarnaast heeft de commissie een enquête gehouden onder de medewerkers van het OM, die door 2.825 van de 5.491 medewerkers (51,4 procent) is ingevuld. De visitatie richtte zich op de thema’s integriteit, loopbaan- en benoemingenbeleid, leiderschap en cultuur en governance. 

In juli 2021 presenteerde de commissie haar rapport ‘Tijd maken voor transitie’. De commissie meldt hierin dat zij vele goede, open gesprekken heeft gevoerd. Gesprekken waarin keer op keer een grote mate van betrokkenheid bij het werk van het OM en een grote loyaliteit met (directe) collega’s naar voren kwam. Medewerkers hebben passie voor het vak en een sterke wil om bij te dragen aan het gemeenschappelijke doel van het OM: een rechtvaardige, veilige samenleving.

De commissie merkt op dat het OM waarneembaar vooruitgang heeft geboekt op de thema’s uit het plan van aanpak Fokkens, zoals benoemingen, integriteit, governance, cultuur en leiderschap. De medewerkers beschrijven over het algemeen het werkklimaat als transparant en veilig en de commissie heeft geen structurele integriteitsproblematiek aangetroffen. Tegelijkertijd ziet de commissie dat het ingezette proces nog niet af is en dat er in het verankeren en internaliseren van gewenst gedrag van en tussen mensen (cultuur) nog grote verschillen zijn tussen de OM-onderdelen. Het primaire proces van het OM vraagt veel aandacht en energie van de leiding. Dat zit soms in de weg om cultuur, leiderschap en organisatie voldoende te agenderen en verder te brengen. De aandacht moet ook vol op die onderwerpen gericht kunnen worden.

De commissie concludeert dat binnen de – deels nieuwe – top veel energie zit om met de uitdagingen van het OM aan de slag te gaan: krapte op de arbeidsmarkt, financiële krapte en een IT-ondersteuning die hapert. Dat zijn zaken die de OM-onderdelen niet afzonderlijk kunnen oplossen. Hiervoor is het nodig de handen ineen te slaan en onder leiding van een eendrachtig en daadkrachtig College meer collectief de uitdaging om te veranderen aan te gaan. Het OM hoeft hiervoor niet fundamenteel te veranderen. Wel is het van belang evenwicht te vinden tussen het juridische werk en de organisatie daarvan en de daarbij passende verhouding tussen mensen en inzet van middelen. De commissie merkt op dat het College hierbij meer als ‘Raad van Bestuur’ van de professionele organisatie kan opereren, waarbij het belangrijk is dat het College als geheel aanspreekbaar is op alle thema’s. 

Over het Bureau Integriteit Openbaar Ministerie (BIOM) adviseert de commissie onder meer om sterker in te zetten op preventie en dat het BIOM ruimte moet krijgen om haar rol van expertisecentrum en sparringpartner verder uit te bouwen. Verder zou het BIOM periodiek een risicoanalyse voor integriteitsschendingen kunnen uitvoeren.

Over benoemingen in zowel topfuncties als andere functies in de afgelopen jaren rapporteerde de commissie dat deze als transparant en zorgvuldig worden ervaren. Aandachtspunt blijft dat het voor de topfuncties binnen het OM moeilijk is om mensen van buiten aan te trekken en dat er binnen het OM nog sprake is van een homogene cultuur. Medewerkers hechten belang aan een meer divers personeelsbestand waar het gaat om etnische, culturele en religieuze achtergronden. Ook had de commissie opmerkingen over het loopbaanbeleid binnen het OM. De commissie merkte op dat er met name bij niet-togadragers behoefte is aan meer (duidelijkheid over) doorgroeimogelijkheden en een actief beleid gericht op horizontale doorstroom naar andere OM-onderdelen. Ook zou het opleidingsaanbod van het samen met de rechtspraak georganiseerde opleidingsinstituut SSR met name gericht zijn op de togadragers. 

De commissie heeft aanbevolen een concernbrede strategische personeelsplanning op te stellen gericht op vermindering van personeelsschaarste in het OM. Daar is in 2021 een begin mee gemaakt, gericht op de Officieren in Opleiding. De bedoeling is dit in de loop van 2022 verder te verbreden, gericht op het volledige personeelsbestand. En om hierbij niet alleen reactief te kijken naar de korte termijn, maar ook proactief, naar de langetermijnontwikkelingen. De strategische personeelsplanning wordt in 2022 verder ontwikkeld. 

De commissie rapporteerde ook over de onvrede onder assistent-officieren vanwege langdurige onduidelijkheid over de doorgroeimogelijkheden, de invulling van de functie en de inschaling. Eerder al waren hierover gesprekken gestart tussen een vertegenwoordiging van de groep assistent-officieren en HRM-PaG, na advies van de Centrale Ondernemingsraad (COR-OM). Dit resulteerde in een functieaddendum voor de assistent-officieren, waarover de COR-OM in augustus positief heeft geadviseerd. De besluitvorming hierover is inmiddels afgerond. Eén van de aspecten van het resultaat is de gewijzigde functiebenaming: assistent‐officieren heten voortaan adjunct‐officieren.

Centrale medezeggenschap

De aanbevelingen van de commissie-Fokkens hadden ook in 2021 een prominente plek in het overleg tussen de Centrale Ondernemingsraad OM (COR-OM) en het College. De COR heeft op uitnodiging van de Visitatiecommissie een gesprek met haar gehad. Later heeft de COR het uitgebrachte visitatierapport kritisch beschouwd en een uitvoerige zienswijze gegeven. Hierin geeft de COR bijvoorbeeld aan wat er nog moet gebeuren aan de implementatie van de aanbevelingen van de commissie-Fokkens. De COR en de voorzitter van het College zijn hierover in het eerste kwartaal van 2022 verder in gesprek gegaan tijdens een themamiddag. Het gezamenlijke doel blijft de totstandkoming van de nodige veranderingen.

Verstevigen van de rol en positie van het Bureau Integriteit OM (BIOM) is één van de aanbevelingen van de commissie-Fokkens. De COR heeft zijn zienswijze gegeven op de inrichtingsvoorstellen tot herziening van de meldprocedure voor integriteitsschendingen en geadviseerd over herinrichting van het vertrouwenswerk (aanbeveling Visitatiecommissie).

De implementatie van het Diversiteits- en Inclusiebeleid, waar de COR mee heeft ingestemd, blijft eveneens prominent op de agenda van College en COR staan. De COR en de voorzitter van het College hebben aan dit belangrijke onderwerp onder leiding van twee externe deskundigen een themamiddag gewijd. Afgesproken is hier een vervolg aan te geven. De COR heeft regelmatig een voortgangsgesprek over het verloop van de implementatie.

Het langlopende dossier assistent‐officieren van justitie is in 2021 afgerond. De COR vond zorgvuldigheid, verbinding en draagvlak belangrijke voorwaarden voor een verantwoorde afdoening van dit dossier. In het voortraject heeft een uitvoerig klankbordtraject van participatie door assistent‐officieren plaatsgevonden. Ook de NVvR heeft van zich laten horen. Na een moeizame start en aanpak ligt er
uiteindelijk een resultaat waar alle partijen tevreden op terugkijken. Eén van de aspecten van het resultaat is de gewijzigde functiebenaming: assistent‐officieren heten voortaan adjunct‐officieren.

In 2021 heeft het dossier TPOW (Tijd‐ en Plaatsonafhankelijk Werken) zijn intrede gedaan. Een belangrijk dossier, omdat het alle medewerkers raakt. COR en College zijn hierover voortdurend in overleg. Een ander belangrijk actueel onderwerp van overleg tussen COR en College is de oprichting van de IV‐organisatie OM (Informatievoorzieningsorganisatie OM). College en COR zijn op een constructieve en voortvarende manier hierover in overleg met elkaar. De formele adviesaanvraag over de laatste fase (3) van IVOM is in 2022 in behandeling genomen. De COR heeft benadrukt om gebruikers tijdig bij het nieuw te ontwikkelen systeem voor het primaire proces te betrekken.

De COR heeft met succes gepleit voor de inrichting van de preventiefunctie binnen het OM. Inmiddels is hiervoor een kwartiermaker aangetrokken, waar de COR periodiek voortgangsgesprekken mee heeft.

Integriteit

Integriteit is de hoeksteen van legitiem overheidshandelen. Dit is vooral van toepassing op het OM als organisatie die anderen de maat neemt. Wanneer op de integriteit van het OM het nodige aan te merken zou zijn, komt ook de geloofwaardigheid van de strafrechtelijke handhaving in het gedrang. Van OM-medewerkers mag dan ook worden verwacht dat zij zich meer dan gemiddeld bewust zijn van integriteit en integriteitsrisico’s én hiernaar handelen. Dit begint bij de top van de organisatie. Het College, de Groepsraad – en in het verlengde daarvan alle leidinggevenden binnen het OM – hebben een verantwoordelijkheid om de integriteit van de organisatie te bevorderen en om de juiste maatregelen te treffen die het integriteitsbeleid borgen. Dit geven ze onder andere vorm door het goede voorbeeld te geven, waarmee ze het belang van de normen en waarden van de organisatie uitdragen. Maar ook door het creëren van een veilig gespreksklimaat waarin (individuele) dilemma’s op het gebied van integriteit bespreekbaar zijn. Het BIOM staat als onafhankelijk expertisecentrum aan de lat om de uitvoering van het integriteitsbeleid te stimuleren, activeren en implementeren en de hele organisatie, zowel medewerkers als leidinggevenden, hierin te ondersteunen.

Het richt zich daarbij op de coördinatie van integriteitsonderzoeken, het bijhouden van (mogelijke) integriteitsschendingen, het voorkómen van integriteitsschendingen en het werken aan een veilig en integer werkklimaat.

In 2021 zijn bij het BIOM 27 vermoedelijke integriteitsincidenten gemeld. In 2020, 2019 en 2018 ging het om respectievelijk 21, 36 en 27 meldingen. Van de 27 meldingen zijn 7 zaken nog niet afgerond. 

Het onderwerp integriteit leeft en heeft veel aspecten. Het vraagt van zowel de organisatie alsook van de medewerkers om continu te kijken naar wat de regels zijn en waar de belangen zitten. Het geven van dilemmatrainingen is één van de instrumenten die het BIOM inzet om hiernaar te kunnen kijken. In 2021 heeft het BIOM op vier OM-onderdelen dilemmatrainingen gegeven. Ook hebben de vertrouwenspersonen een training gehad, waarin de focus werd gelegd op de weerbaarheid van de vertrouwenspersonen tijdens de uitvoering van hun rol.

In 2021 heeft het BIOM een notitie ‘Doorontwikkeling van het vertrouwenswerk OM’ opgesteld. Hierin wordt onder andere uiteengezet dat het OM geen onderscheid meer maakt tussen de rol van een VPI (vertrouwenspersoon integriteit) en een VPOO (vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen), maar dat er voortaan één vertrouwenspersoon is waar een medewerker naar toe kan. Met als voornaamste doel de drempel voor medewerkers om naar een vertrouwenspersoon te stappen te verlagen en de onafhankelijkheid van de vertrouwenspersonen te borgen. 

Verder heeft het BIOM in 2021 de herziening van de meldprocedure van het OM verder uitgewerkt. Deze hernieuwde meldregeling zorgt ervoor dat de rechten, de plichten en de belangen van alle betrokkenen bij een onderzoek naar en afdoening van een vermoedelijke integriteitsschending nog beter worden gewaarborgd, mede omdat in de nieuwe regeling het onafhankelijke BIOM een centralere rol in de advisering op de afdoening van de schendingen krijgt. Bij de uitwerking van de hernieuwde meldprocedure heeft het BIOM nauw samengewerkt met HR. 

Daarnaast is de Leidraad voor leidinggevenden gepubliceerd. Het BIOM heeft een bijdrage geleverd aan het tot stand komen van de Leidraad. De Leidraad geeft concrete handvatten aan leidinggevenden over de wijze waarop ze in de praktijk invulling kunnen geven aan integriteitsmanagement. 

Van 1 december tot en met 9 december 2021 was het de Week van de Integriteit. Het BIOM heeft samen met vertrouwenspersonen, OR-leden, HR-collega’s en Communicatie deze week georganiseerd. Het thema was ‘Samen meer impact’. Want het werken aan een integere organisatie en het creëren van een sociaal veilige werkomgeving doe je met elkaar: als werkgever en werknemer.

Klachten

Hoewel kwaliteit in het werk van het OM en zijn medewerkers steeds voorop staat, kon helaas ook in 2021 niet worden voorkomen dat niet alle zaken direct werden opgepakt en afgehandeld tot tevredenheid van een ieder. Diverse factoren hebben een rol gespeeld. Te denken valt aan de coronacrisis die als gevolg had dat medewerkers door ziekte uitvielen en het werk langer bleef liggen dan wenselijk. Dit is terug te zien in het aandeel klachten dat ziet op niet tijdig/laat optreden. Ook de Toeslagenaffaire heeft zeker een rol gespeeld in de toename van het aantal klachten. Dit is rechtstreeks af te leiden uit het feit dat hier in klachtbrieven regelmatig naar wordt verwezen. 

Klachten zijn zaken waarvan geleerd kan worden. Om deze reden wordt ernaar gestreefd om klachten, voor zover mogelijk, ook informeel af te doen. Gesprekken met klagers kunnen relevante informatie opleveren voor de ontwikkeling en verdere professionalisering van de klachtbehandeling, maar van groter belang is dat ze informatie kunnen opleveren over hoe klachten voorkomen kunnen worden.

In het geval de oplossing niet tot tevredenheid leidt, kan een rol weggelegd zijn voor de Nationale ombudsman. De bemoeienis van de Nationale ombudsman is soms een beperkte, bijvoorbeeld door een korte interventie. Andere zaken vragen om uitgebreidere aandacht en resulteren in een onderzoek waaruit aanbevelingen aan het Openbaar Ministerie kunnen volgen. Ook dergelijke onderzoeken en aanbevelingen kunnen waardevolle bijdragen leveren aan de professionalisering van klachtbehandeling en worden dan ook door het Openbaar Ministerie ter harte genomen.

Privacy en gegevensbescherming

Ten behoeve van strafrechtelijke onderzoeken verwerkt het OM dagelijks grote hoeveelheden gevoelige gegevens. Daarbij is het van belang de privacy en persoonsgegevens van verdachten, slachtoffers en getuigen zoveel mogelijk te beschermen. Dat speelt des te meer nu het OM met steeds meer partners samenwerkt om criminaliteit als fraude en ondermijning aan te kunnen pakken. Een goede informatiepositie voor het OM vraagt om gedegen wettelijke mogelijkheden voor informatie-uitwisseling. Met voldoende checks-and-balances, wel te verstaan. Intern heeft het OM de afgelopen jaren de organisatie beter toegerust en bewustgemaakt voor gegevensbescherming. Dit zal de komende jaren niet anders zijn.

Financieel resultaat

Het OM had in 2021 in totaal een budget beschikbaar van € 687,2 miljoen. Dit budget bevat enkele beheerbudgetten die zijn bedoeld voor de bekostiging van geoormerkte diensten of programma’s. Zo beheert het OM het budget voor de verkeershandhaving, het budget voor de Domeinen voor de opslag van inbeslaggenomen goederen en het budget voor de gerechtskosten. In totaal is dat € 62,5 miljoen. Zonder deze beheerbudgetten bedraagt het budget voor Personeel en Materieel (P&M) in 2021 voor het OM € 624,7 miljoen.

Het OM heeft het jaar afgesloten met een financieel overschot van € 3,1 miljoen in totaal en met een overschot van € 3,4 miljoen op de kosten voor personeel en materieel. Het budget voor gerechtskosten is onder invloed van de coronapandemie niet volledig benut. Dat hangt samen met het lager aantal strafzaken dat het OM heeft behandeld, met name op de zitting. Dat leidt tot lagere uitgaven voor de inzet van tolken, vertalers, rapporteurs en deskundigen. 

Dat de kosten voor de organisatie, de P&M-kosten, in 2021 binnen het budget zijn gebleven is op het eerste gezicht een mooi resultaat, maar het is vooral te danken aan tussentijdse budgetophogingen gedurende het jaar. Het OM begon 2021 met een budget van € 557 miljoen. Tussentijds is het budget opgehoogd, onder andere om de kosten voor de nieuwe CAO te compenseren, de effecten van de coronacrisis op te vangen en een tekort in het ICT-budget te compenseren. Daarnaast zijn extra gelden ontvangen om te investeren in de strijd tegen georganiseerde criminaliteit en ondermijning, zoals de komst van het MIT.

Vanwege de coronamaatregelen zijn, net als in 2020, de kosten voor energie, facilitaire voorzieningen en de reiskosten lager dan voorheen. Meer mensen werkten thuis en er werd vooral digitaal vergaderd. Die kosten gaan vermoedelijk stijgen als de werksituatie normaliseert. Daarnaast zijn de personele lasten lager uitgekomen dan gepland, omdat het lastig is om vacatures voor officieren van justitie en advocaten-generaal te vervullen. De vacatures ontstaan door natuurlijk verloop, maar ook door de intensiveringen op thema’s als ondermijning. Hoewel dat financieel gunstig uitpakt, zet het grote aantal vacatures de operatie en de ambities van het OM onder druk.

Innovatie

In 2017 is het TestlabOM van start gegaan. Dit innovatieplatform verkent, adviseert, en experimenteert vanuit de vraagstukken van de werkvloer. Het matchen van de vraagstukken aan oplossingen uit het externe netwerk heeft als doel om bij te dragen aan een toekomstbestendig OM. Sinds de start zijn meer dan 140 experimenten uitgevoerd. Hiervan zijn dertien experimenten geoperationaliseerd en zijn er acht opgenomen in projecten en programma’s om te operationaliseren.

Twee innovatieve oplossingen hebben in 2021 een prijs gewonnen. De campagne ‘XTC daar zit een luchtje aan’ sleepte de award Beste Overheidsinnovatie van het Jaar 2021 in de wacht. De innovatieve technologie Mat3ch won de Nederlandse Privacy Award 2021. Deze techniek helpt bij het bestrijden van grensoverschrijdende criminaliteit.

Informatievoorziening 

Informatievoorziening (IV) is de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden voor het OM, want er is steeds meer afhankelijkheid van digitale systemen. Niet alleen voor strafzaken, maar bijvoorbeeld ook omdat de medewerkers in 2021 grotendeels hebben thuisgewerkt. Dat vroeg veel van de OM-systemen. De verwachting is dat we de komende jaren deels vanuit huis blijven werken. 

Dit gaat helaas niet altijd van een leien dakje. Vanwege verouderde systemen en de onderliggende infrastructuur, kon het OM deze zwaardere belasting maar nauwelijks aan. Stap voor stap werkt het OM echter toe naar een toekomstbestendige en duurzame ICT en Informatievoorziening. Iedere dag worden stappen gezet om de medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen. Zo zijn sinds de zomer alle wijzigingen zonder problemen doorgevoerd en is het aantal storingen (binnen de invloedssfeer van het OM) fors afgenomen. Daarnaast neemt de dreiging rondom cybersecurity toe, daarom zorgen we dat onze omgeving steeds veiliger wordt. Zo trokken de collega’s van IVOM eind 2021 nauw op met leveranciers om aan het einde van het jaar de internationale Log4J-dreiging in kaart te brengen en de benodigde voorzorgsmaatregelen te nemen.

Het is de ambitie om de komende jaren de werkprocessen en de kerntaken van het OM fors te vernieuwen en versterken met behulp van IV. Het OM heeft hiertoe zeven ambities op het gebied van IV vastgesteld in het Business Informatieplan OM (BIPOM).

De realisatie van het BIPOM is ingericht langs drie pijlers: continuïteit, vernieuwing en professionalisering. 

Binnen de pijler continuïteit is medio 2021 een groot programma ‘Continuïteit en Overdraagbaarheid’ gestart om het noodzakelijke onderhoud grondig te verrichten en tegelijkertijd de dagelijkse bedrijfsvoering te ondersteunen. Onder andere worden verouderde ICT-componenten geactualiseerd (of uitgefaseerd) met als doel minder verstoringen en meer stabiliteit. Dit programma loopt tot eind 2022 en is er niet alleen op gericht om de huidige ondersteuning te verbeteren en de komende vijf tot zeven jaar te garanderen, maar legt tevens een goede basis voor de heraanbesteding van de huidige dienstverlening. 

Het OM heeft namelijk de ambitie om het werk vanuit ICT actiever te ondersteunen, zodat het zijn maatschappelijke rol nog beter kan vervullen. Deze vernieuwing bestaat uit verdergaande digitalisering en informatievoorziening. De eerste stappen richting een nieuw systeem, gebaseerd op uniforme processen én het nieuwe Wetboek voor Strafvordering, zijn in 2021 gezet binnen het programma Emma. De opdracht van dit programma is tweeledig: de modernisering van het werk bevorderen en het inrichten van een nieuw zaaksysteem voor alle strafzaken.

De laatste pijler gaat over professionaliseren. Om de kwaliteit van de dienstverlening vanuit ICT en de sturing op informatievoorziening te verbeteren, is in 2021 de basis gelegd voor een nieuw onderdeel op het gebied van ICT en informatievoorziening: IVOM. In 2021 zijn alle ICT- en IV-activiteiten van DVOM/I en het CIO-office samengevoegd, startend met een kwartiermakersfase. Acht kwartiermakers hebben zowel de lopende ondersteuning verzorgd, als plannen gemaakt voor de inrichting van het nieuwe onderdeel.

In 2021 zijn ook stappen gezet in het digitaliseren van het werkproces, bijvoorbeeld in de keten. De komende jaren speelt het Duurzaam Digitaal Stelsel (DDS) hierin een belangrijke rol, waarvoor met verschillende partners een ketenjaarplan is opgesteld.