Organisatie

HRM

De uitbraak van het coronavirus heeft vanzelfsprekend forse invloed gehad op de OM-organisatie en haar medewerkers. Veel medewerkers werden plotseling gedwongen om vanuit huis te werken, terwijl de ICT én de faciliteiten daar – zeker in de beginfase – niet op ingericht waren. Daar bovenop kwamen ook de zorgen van medewerkers. Zorgen om de eigen gezondheid en die van hun naasten. OM’ers met kinderen werden geconfronteerd met het thuis opvangen of lesgeven van kinderen, in combinatie met het werken vanuit huis. Menig OM’er mist de vertrouwde werkplek en de directe interactie met collega’s. Nieuwe collega’s moesten digitaal en op afstand aan hun nieuwe baan beginnen.

Op 25 februari 2020 is daarom de Taskforce Corona opgericht, met daarin veel aandacht voor de HRM-aspecten. Vele rijksbrede richtlijnen zijn vertaald, en OM-brede richtlijnen opgesteld. Zoals: hoe ga je om met het verlof van medewerkers, of de vergoeding van reiskosten? Hoe kan de organisatie medewerkers de gelegenheid geven om voor hun naasten te (blijven) zorgen, of hen faciliteren in het inrichten van een thuiswerkplek? Zowel medewerkers als hun leidinggevenden en HR-adviseurs zijn hier frequent over geïnformeerd. 

Hoewel de coronacrisis een zware wissel heeft getrokken op veel van de medewerkers, is dat in de verzuimcijfers niet direct zichtbaar. Over het gehele jaar 2020 is een daling van vooral het kortdurend ziekteverzuim te zien. De mentale impact – en de invloed op het ziekteverzuim op de langere termijn – is echter (nog) niet in cijfers uit te drukken.

Zowel medewerkers als leidinggevenden hebben vanuit FIT!, een faciliteit voor inzetbaarheid en talentontwikkeling, handvatten gekregen om mentaal fit te blijven. Geplande workshops en trainingen zijn omgezet in onlinevarianten, maar ook was er nieuw aanbod op actuele thema’s, zoals het werken tijdens corona, digitaal samenwerken en in contact blijven via (online )werkvormen.

Bezetting

De totale bezetting van het OM steeg in 2020 met 4 procent ten opzichte van 2019. In totaal werkte 5.158 fte, ofwel 5.499 medewerkers bij het OM. Het aantal rechterlijk ambtenaren (officieren van justitie en advocaten-generaal) daalde licht, het aantal rijksambtenaren steeg.

De toename van het aantal rijksambtenaren is deels te verklaren door een toename van het aantal interventie- en onderzoeksjuristen ter compensatie van het tekort aan officieren. Maar de groei is vooral te relateren aan de taakgebieden die meer aandacht nodig hebben dan voorheen en waarvoor het OM ook extra geld heeft ontvangen. Zo is ter ondersteuning van slachtoffers van ernstige misdrijven het aantal slachtoffercoördinatoren uitgebreid en zijn vanwege de snel toegenomen dreiging extra beleidsadviseurs aangetrokken die zich richten op bewaking, beveiliging en crisisbeheersing. Verder is in 2020 de bezetting voor straf met zorg uitgebreid. Ten slotte is geïnvesteerd in functies die gericht zijn op privacybescherming, AVG en informatiebeveiliging. 

Gezien de krapte in de bezetting van rechterlijke ambtenaren, maar ook om te garanderen dat het OM in de toekomst de kerntaak kan blijven vervullen is een intern wervings- en opleidingstraject ingericht. Het afgelopen jaar zijn meerdere lichtingen – van jonge tot zeer ervaren – juristen gestart bij het OM die worden opgeleid tot officier van justitie of assistent-officieren van justitie. Het gaat in totaal om meer dan honderd deelnemers.

Een inclusief en divers OM

Bij het OM werken bijna 5.500 medewerkers. Het is belangrijk dat iedereen zich thuis én gehoord voelt, en op zijn of haar eigen manier bijdraagt aan het organisatiebelang, ongeacht leeftijd, geslacht, afkomst, seksuele geaardheid, geloofsovertuiging of beperking. Het OM wil een inclusieve organisatie zijn, waarin iedereen aandacht voor elkaar heeft.

In 2020 heeft het OM – met name bij de werving en selectie van nieuwe medewerkers – nadrukkelijk aandacht gehad voor diversiteit. Ook is er blijvend aandacht voor het creëren van banen voor mensen met een arbeidsbeperking.

Benoemingen

De tijdelijke benoemingsprocedure voor benoemingen van functies in de top van het OM, is in de eerste helft van 2020 geëvalueerd. In samenspraak met de centrale ondernemingsraad is de aangepaste procedure per 1 augustus vastgesteld, en zal deze iedere twee jaar geëvalueerd worden. In 2020 zijn 18 posities in de top van het OM via deze procedure ingevuld

Dat diversiteit in achtergronden binnen de organisatie belangrijk is, geldt óók voor de top van het OM. Eind 2020 is daarom een campagne gestart om ervaren leidinggevenden en bestuurders te werven, die tijdelijk zullen toetreden tot de leiding van arrondissementsparketten. Deze bestuurders worden – binnen één tot maximaal twee jaar – intern opgeleid, waarna zij in aanmerking kunnen komen voor een topfunctie binnen het OM.

Veilig werkklimaat

Kenmerkend voor OM’ers is een intrinsieke motivatie voor recht en rechtvaardigheid met een grenzeloze loyaliteit. Hierbij past een heldere en ferme opstelling naar de ‘buitenwereld’. Leidinggeven en samenwerken in de interne organisatie vraagt echter ook een ander gedragsrepertoire. Intern ligt de focus op een werkklimaat waarin verschillen en tegenstellingen bespreekbaar zijn, zodat macht en tegenmacht in balans zijn. Dan komen de beste oplossingen en besluiten tot stand als basis voor het externe optreden van het OM. Dit levert in de praktijk soms spanning op. Om deze te kunnen hanteren is continue aandacht voor een open en veilig werkklimaat essentieel.

Medio 2020 heeft het College geïnventariseerd hoe het OM ervoor staat ten aanzien van het werkklimaat. Dit is gedaan in de periodieke gesprekken met de leidingen van de onderdelen, in gesprekken met de lokale ondernemingsraden en op basis van de Medewerkers Participatie Onderzoeken (MPO). Hierbij viel op dat er duidelijke lokale verschillen zijn in de beleving van de bevindingen van de commissie Fokkens en het huidige werkklimaat. (De commissie Fokkens deed april 2019 onder meer aanbevelingen over cultuur en leiderschap naar aanleiding van haar onderzoek naar mogelijke integriteitsschendingen binnen de top van het Openbaar Ministerie.) Bij sommige OM-onderdelen stonden vooral de lokale gebeurtenissen en verhoudingen op de voorgrond. Bij andere onderdelen werden de thema’s uit ‘Fokkens’ beleefd als minder relevant voor het eigen onderdeel, maar zorgden ze wel voor ‘plaatsvervangende schaamte over ons OM’. Dit laatste is inmiddels afgenomen, deels door tijdsverloop, maar ook doordat gesprekken over ‘waar het schuurt’ nu meer plaatsvinden. Er wordt meer ruimte gegeven en genomen om het gesprek aan te gaan over verschillen van inzicht. Dat OM’ers dit willen blijkt ook uit de MPO’s. De helft van de medewerkers geeft aan meer te willen participeren. Men ervaart nog te weinig mogelijkheden tot invloed en het geven van input bij organisatiebeslissingen, teambeslissingen en het directe werk. Verder vinden medewerkers dat ze weinig worden aangesproken en dat ze zelf ook collega’s meer aan mogen en kunnen aanspreken.

Dat de verbetering van het werkklimaat nog niet voor alle medewerkers (in voldoende mate) merkbaar is komt deels doordat zo’n ontwikkeling tijd vraagt en deels door de gekozen aanpak. Veel van de inspanningen die vanuit het College en de werkgroep Cultuur en Leiderschap zijn ingezet, waren – vanuit de overtuiging dat het goede voorbeeld moet worden gegeven door de top en dat daar de verandering als eerste moet worden ingezet - gericht op bewustwording en reflectie op het eigen gedrag in de top. Een voorbeeld hiervan is de online OM-conferentie in december 2020 waarin met de hogere leidinggevenden nadrukkelijk werd stilgestaan bij het vermogen tot kritische zelfreflectie. In de conferentie werden de deelnemers spiegels voorgehouden en aangemoedigd hun beïnvloedingsstijlen en de ongeschreven regels kritisch tegen het licht te houden en de eigen onkwetsbaarheid en onkreukbaarheid ter discussie te durven stellen.

Ook de (online) OM-conferentie van juli was deels gewijd aan het werkklimaat. In groepen werd gediscussieerd over onderwerpen waar in de praktijk spanning optreedt, aan de hand van drie begrippenparen: Openheid en Vertrouwelijkheid, Zorgvuldig en Pragmatisch, Vertrouwen en Controle. Deze begrippenparen zijn uitgewerkt in gesprekskaarten die ook door de leidinggevenden gebruikt kunnen worden om vergelijkbare gesprekken met medewerkers binnen de eigen onderdelen te voeren.

Dat de aandacht voor verbetering van het werkklimaat vooral merkbaar was voor de leidinggevenden en minder voor de overige OM’ers, heeft ook te maken met de coronamaatregelen. Het was de bedoeling dat OM-breed in het laatste kwartaal van 2020 gesprekken met de medewerkers zouden worden gevoerd in de eigen vestigingen. Het werken aan het werkklimaat kan immers het beste in nabijheid en directe interactie, zonder tussenkomst van online hulpmiddelen. Inmiddels is duidelijk dat het ‘werken vanuit huis, tenzij’ voorlopig op zijn best zal overgaan in een vorm van hybride thuis en op kantoor werken. Dit betekent dat de wijze waarop het OM met alle OM’ers aan de slag kan met het werkklimaat, nog steeds sterk zal worden bepaald door online communicatievormen.

Om het voeren van die gesprekken op de onderdelen een impuls te geven, is een OM-brede actie voorbereid door de Werkgroep Cultuur en Leiderschap in de eerste helft van 2021.

In het laatste kwartaal van 2020 is conform planning een Visitatiecommissie geïnstalleerd. Eerder al besloot het College om eens in de twee tot vier jaar een organisatiedoorlichting uit te laten voeren door een Visitatiecommissie. Hierbij zal steeds de focus liggen op reflectie, leren en ontwikkelen. In het eerste visitatieonderzoek zal de nadruk liggen op de onderwerpen integriteit, cultuur & leiderschap en het loopbaan- en benoemingenbeleid binnen het OM.

Centrale medezeggenschap

In 2020 was de dynamiek n.a.v. de bevindingen van de commissie-Fokkens volop aanwezig in het overleg tussen het College en de Centrale Ondernemingsraad OM (COR-OM). College en COR trekken in hun periodieke overleg op als gelijkwaardige overlegpartners, met als gezamenlijk doel de totstandkoming van de nodige veranderingen.

De COR heeft in de overleggen keer op keer de thema’s die de commissie Fokkens heeft benoemd, geagendeerd. Bijvoorbeeld Cultuur en Leiderschap en de herinrichting van het BIOM. Op constructief kritische manier werd hierover het gesprek gevoerd met het College.

Per 1 augustus 2020 is de benoemingsprocedure topstructuur OM vastgesteld. Na een zorgvuldig traject van overleg en evaluatie hebben College en COR met externe begeleiding overeenstemming bereikt over een nieuwe benoemingsprocedure.

Naast de commissie Fokkens-gerelateerde onderwerpen, kwam ook het meer reguliere COR-werk aan bod: onder meer adviesaanvragen en instemmingsverzoeken. Zoals bijvoorbeeld de adviesaanvraag inzake de assistent-officieren van justitie, die o.a. betrekking heeft op taakafbakening, functiewaardering en loopbaanperspectief. En het instemmingsverzoek omtrent de beleidsnotitie ‘Diversiteit & Inclusie binnen het OM’. Deze notitie is gericht op het belang dat het medewerkersbestand van het OM een realistische afspiegeling is van de maatschappij. Op beide dossiers is sprake van intensief overleg met de COR. Soms kunnen er tussen die aanvragen thema’s zitten waarover niet de gebruikelijke procedure bewandeld kan worden, zoals de nodige maatregelen die het OM moest treffen in het kader van de coronacrisis. De COR heeft zich op dit dossier pragmatisch opgesteld, om het OM in staat te stellen om zo snel en efficiënt als mogelijk de benodigde maatregelen te treffen.

Integriteit

Het Openbaar Ministerie is onpartijdig en onafhankelijk. Dat betekent dat het essentieel is om integriteitsrisico’s te voorkomen en het bewustzijn op dit gebied te vergroten. Integriteitsrisico’s, zoals onder meer (de schijn van) belangenverstrengeling, kunnen op verscheidene vlakken binnen de operationele realiteit van het OM voorkomen.

Het Bureau Integriteit OM houdt zich bezig met het integriteitsbeleid van het OM in brede zin. Het BIOM heeft onder andere een preventieve taak: het bevordert het integriteitsbewustzijn binnen het OM en geeft advies op het thema aan zowel parketbesturen als medewerkers. Ook coördineert het BIOM de vertrouwenspersonen integriteit.

Het BIOM houdt daarnaast centraal zicht op integriteitsschendingen en de wijze van afhandeling daarvan. Het BIOM beschikt over een eigen onderzoekerspool bestaande uit daartoe opgeleide onderzoekers, die integriteitsincidenten onderzoeken.

In 2020 zijn bij het BIOM 22 vermoedelijke integriteitsincidenten gemeld. In 2019, 2018 en 2017 ging het om respectievelijk 36, 27 en 34 meldingen. Van de 22 gemelde incidenten zijn in 2020 17 gevallen tot een afronding gekomen. Van de overige incidenten wordt verwacht dat zij in 2021 worden afgerond. In twee gevallen bleek geen sprake van een integriteitsincident. In de andere gevallen zijn (disciplinaire) maatregelen genomen.
Het BIOM is verzelfstandigd. Met ingang van 20 november 2020 is het BIOM een zelfstandig onderdeel binnen het Openbaar Ministerie met eigen inhoudelijke en budgettaire verantwoordelijkheid.

Klachten

Bij het OM werken gedreven en betrokken mensen die elke dag hun werk zo goed mogelijk proberen te doen. Niemand wil daarbij fouten maken. Maar ook OM-werk is mensenwerk en er worden helaas af en toe fouten gemaakt. Zo gebeurt het soms dat OM’ers iemand niet correct bejegenen, of dat zij niet of niet tijdig reageren. Ook komt het voor dat mensen het niet eens zijn met de sepotcode.

Voor al deze gevallen bestaat de klachtenprocedure, waarbij een informele, laagdrempelige afhandeling de voorkeur heeft. Indien dit op een of andere manier niet lukt, zal een klacht formeel worden afgehandeld. De klachtprocedure wordt op dit moment binnen het OM geëvalueerd.

In sommige gevallen voeren externe instanties een onderzoek uit. Eén van die partijen is de Nationale Ombudsman. Als iemand er niet uitkomt met een overheidsorganisatie, kan de Nationale Ombudsman onafhankelijk onderzoek doen of een interventie plegen. Dat gebeurt ook geregeld bij onderwerpen waar het OM zich mee bezighoudt. Zo deed de Nationale Ombudsman in 2020 een aantal onderzoeken naar aanleiding van klachten over de opgelegde sepotcode en waren de interventies veelal gericht op herstel van het goede contact tussen de burger en het OM. Naar de door de Nationale Ombudsman gegrond verklaarde klachten is door het OM goed gekeken en eventuele aanbevelingen zijn ter harte genomen.

Privacy en gegevensbescherming

Dagelijks verwerkt het OM grote hoeveelheden gevoelige gegevens. Het beschermen van privacy en persoonsgegevens daarbij laat zich moeilijk uitdrukken in telbaar succes, maar is cruciaal voor strafrechtelijke onderzoeken en de bescherming van belangen van verdachten, slachtoffers en getuigen. In de moderne informatiemaatschappij dient voldoende aandacht te bestaan voor de bescherming van persoonsgegevens, zowel in de strafrechtspleging (nationaal en internationaal) als in samenwerkingsverbanden waaraan het OM deelneemt. Om de organisatie daarop toe te rusten besteedde het OM er in 2020 veel aandacht aan. De komende jaren zal dat niet anders zijn.

Financieel resultaat

Het OM heeft het jaar afgesloten met een financieel overschot van € 7,6 miljoen in totaal, waarbinnen een overschot van € 3,5 miljoen op de kosten voor personeel en materieel. Dat is op het eerste gezicht een positief resultaat, maar het resultaat wordt vooral veroorzaakt door de ongewone omstandigheden in 2020.

Het OM had in 2020 een beschikbaar budget van € 670,92 miljoen. Dit budget bevat enkele beheerbudgetten die zijn bedoeld voor de bekostiging van geoormerkte diensten of programma’s. Zo beheert het OM het budget voor de verkeershandhaving, het budget voor de Domeinen voor de opslag van inbeslaggenomen goederen en het budget voor de gerechtskosten. In totaal is dat € 63,7 miljoen. Zonder deze beheerbudgetten bedraagt het budget voor Personeel en Materieel (P&M) in 2020 voor het OM € 607,9 miljoen.

De kosten voor de organisatie, de P&M-kosten, zijn in 2020 binnen het budget gebleven. Met name de gebouwgebonden kosten (energie, facilitaire voorzieningen) en de reiskosten zijn in 2020 sterk afgenomen. Vanaf maart 2020 werken alle medewerkers van het OM thuis, tenzij er een operationele noodzaak bestaat om op locatie te werken. Deze kosten gaan naar verwachting weer stijgen zodra de werksituatie normaliseert. Daarnaast zijn in 2020 de personele lasten lager uitgekomen dan gepland, omdat het lastig is gebleken om vacatures voor officieren van justitie en advocaten-generaal te vervullen. Deze vacatures zijn ontstaan door natuurlijk verloop, maar ook door intensiveringen op thema’s als ondermijning. Het grote aantal vacatures zet de operatie en de ambities van het OM onder druk. Vandaar dat het OM een intensief wervings- en opleidingstraject is gestart.

Naast besparingen heeft de coronacrisis ook tot extra kosten geleid voor het OM. Zo moesten thuiswerkvoorzieningen geschikt worden gemaakt voor een veel omvangrijker gebruik dan voorheen het geval was. Daarnaast zijn op basis van concrete plannen middelen geïnvesteerd om te zorgen dat de parketten de ontstane voorraad strafzaken kunnen wegwerken (zie ook hoofdstuk 2, ‘Het aantal behandelde misdrijfzaken’). Tenslotte zijn middelen ingezet om de sterk gestegen instroom van coronagerelateerde overtredingen op tijd te beoordelen. Het OM heeft hiervoor in 2020 extra budget ontvangen.

Het budget voor gerechtskosten is onder invloed van de coronapandemie niet volledig benut. Dat hangt samen met de afname van het aantal strafzaken dat het OM heeft behandeld. Vooral het lager aantal zaken dat op zitting is behandeld heeft geleid tot lagere uitgaven voor de inzet van tolken, vertalers, rapporteurs en getuigendeskundigen.

ICT

Elke dag nemen OM’ers beslissingen die soms diep ingrijpen in het leven van mensen. Achter de vele juridische beslissingen gaat een wereld schuil van complexe processen, enorme informatiestromen en tal van afstemmingsmomenten met andere partijen. Voor al die beslissingen en keuzes geldt: zonder ICT staat het werk van het OM stil. Zoals de beslissing om een verdachte aan te laten houden en gedurende het onderzoek in hechtenis te nemen. De keuze voor de zaken die wel en niet worden opgepakt. Het bestraffen van een verdachte door het opleggen van een strafbeschikking of het besluit om een zaak aan de strafrechter voor te leggen. De afweging om wel of niet hoger beroep tegen de uitspraak in te zetten.

Deze beslissingen raken uiteraard verdachten en hun advocaten en hebben ook gevolgen voor aangevers en slachtoffers. Ze raken ook de rechtbank die een zaak behandelt, de politie die een dossier opstelt, de reclassering die over de verdachte rapporteert, of het CJIB en het gevangeniswezen die moeten zorgen dat straffen ook worden uitgevoerd. Dit zijn nog maar enkele van de vele betrokken partijen in de strafrechtketen.

De toegenomen aandacht voor de achterliggende problematiek van een verdachte vergroot nog eens het belang van een intensieve informatie-uitwisseling binnen de strafrechtketen. Sterker nog, die vraagt óók om afstemming met, en uitwisseling tussen, de strafrechtketen en de zorgketen.

Het Geïntegreerd Processysteem Strafrecht (GPS) is één van de ICT-systemen die het OM gebruikt voor de registratie van strafzaken. Veel van de huidige informatiesystemen van het OM zijn verouderd en dat zorgt voor problemen in de stabiliteit en continuïteit van deze systemen. In 2020 is het OM gestart met het vervangen van verouderde componenten in GPS. Hiermee is de toegang en opslag van documenten in GPS sterk verbeterd. In 2021 zullen meer verouderde componenten vervangen worden door recentere versies.

Voor het vervangen van de huidige systemen is een informatiestrategie (Business Informatie Plan OM, BIPOM) opgesteld. Dat beschrijft hoe het OM de komende jaren het ICT-landschap wil vernieuwen en de continuïteit en stabiliteit van de huidige systemen wil borgen. BIPOM beschrijft op welke wijze het OM zijn processen en informatievoorziening moet ontwikkelen om zijn taken doelmatig in te vullen voor de komende jaren. Dan is het OM in staat om zich doorlopend aan te passen aan de steeds sneller veranderende wereld.

De grote onderlinge afhankelijkheid van de strafrechtketenpartners maakt afstemming noodzakelijk. Aanpassingen in OM-systemen raken de processen van andere partijen en andersom. De strafrechtketen is een van de omvangrijkste ketens van Nederland. Het gezamenlijk optrekken van de strafrechtketen is van essentieel belang.

In 2020 is verder gegaan met het digitaliseren van het werkproces. Speerpunten hierbij waren: de versterking van ketensamenwerking, het verbeteren van de dienstverlening aan burgers, het vergroten van de weerbaarheid ten opzichte van cybercriminaliteit en het in gang zetten van verbeteringen waar de werkvloer echt iets aan heeft. In 2020 is het OM met de andere ketenpartners aangesloten op het slachtofferportaal. Het doel van dit portaal is het verbeteren van de informatievoorziening aan de slachtoffers.

Naast voordelen brengt de verdergaande digitalisering ook risico’s met zich mee. Niet alleen burgers, ook organisaties hebben in toenemende mate te maken met de dreiging
van cybercriminelen. Het OM heeft de nodige maatregelen genomen om de weerbaarheid tegen kwetsbaarheden te vergroten. Ook is het bewustzijn onder medewerkers van het belang van een grotere digitale weerbaarheid vergroot. Bij alle verbeteringen die het OM op het gebied van informatievoorziening in gang heeft gezet is het streven om het werk makkelijker te maken. Medewerkers kunnen zich zo meer op hun kerntaken concentreren.

Een verdergaande digitalisering levert een essentiële bijdrage aan het primair proces. Informatie wordt beter vindbaar, traceerbaar en toegankelijk waar en wanneer dat nodig is. Zo ondersteunt zij de maatschappelijke opgave waar het OM voor staat.