'Eerst organiseren dan digitaliseren'

PG Marjolein ten Kroode zet eenheid in beleid en leiding op gelijke OM-thema’s voorop

"Als ik officieren zie, merk ik dat zij zoveel mogelijk met hun smartphone willen doen. Maar weet je wat vooral opvalt, zeker vergeleken met de buitenwereld? Dat het OM nog veel papier rondschuift. Nog veel zit over te typen. Onze professionals, zowel de juridische als de bedrijfskundige disciplines, moeten op dit gebied nog veel zelf doen. Zij zien zelf ook dat er verbeteringen mogelijk zijn. De behoefte aan modernisering is heel groot, de kunst is hierin stappen te zetten. Als College proberen we te bereiken dat met een multidisciplinaire aanpak de juridische werkzaamheden en processen beter ondersteund worden. Dán gaat digitalisering ons helpen."

Een andere deskundigheid in het College, noemt Marjolein ten Kroode het zelf. De procureur-generaal Bedrijfsvoering, toegetreden in de zomer van 2018, is de enige PG zonder meesterstitel, maar voelt zich PG voor alle juristen en alle niet-juristen. Ze deinst niet terug voor paradoxale uitspraken ("Uniformiteit geeft flexibiliteit", "Binnen de beperkingen zijn de mogelijkheden onbegrensd", "Less is more", "Opnieuw beginnen betekent ook stoppen". "De grootst mogelijke kleine stap"). Toont zich als een ervaren en bekwame bestuurder – maar vraagt zich in het begin van het interview hardop af: "Zouden lezers nou zitten te wachten op zo’n verhaal over vervlechting van juridische inhoud met logistiek van werkprocessen?"

Geen idee, we merken het wel. Leg eens uit, dat van die vervlechting? 

"Als er één ding is dat organisaties tegenwoordig definieert, is het vakmanschap in meervoud. Daarover beschikt het OM meer dan voldoende, met al die goede opgeleide juristen en andere deskundigen die hun professie met bevlogenheid en toewijding uitoefenen. Tegelijkertijd wordt elke organisatie meer en meer gedefinieerd door digitalisering. Dat vereist dat die verschillende professionals gezamenlijk gaan optrekken en vanuit gelijkwaardigheid elkaars deskundigheden benutten. In veel sectoren zie je de invloed van digitalisering en robotisering, ook vanuit de buitenlandse markt. Nu heeft het OM een monopoliepositie, dus Google zal het juridische bedrijf niet overnemen. De vraag is hoe wij zélf juridische inhoud en bedrijfsvoering met elkaar gaan vervlechten en verrijken. En dat vraagt een ander perspectief op organiseren."

Hoe beoordeel je de huidige OM-ICT?

"Als een breiwerkje; versnipperd, gefragmenteerd én technisch verouderd. Tegelijkertijd zie ik de ICT van het OM niet als iets wat op zichzelf staat. De ICT is de weerslag van hoe wij nu georganiseerd zijn, niks meer en niks minder. Dus dat de ICT versnipperd is, komt omdat het OM dat in zijn organisatie- en procesinrichting ook is."

Hoe heeft het zo ver kunnen komen?

"Het is de valkuil waarin organisaties met veel inhoudelijke professionals vaker terecht komen. De strafrechtelijke praktijk is in de loop van meer dan 200 jaar ‘organisch’ gegroeid. Strafrechtjuristen zijn bekwaam. Toegewijd. Creatief. Gericht op het als maatwerk afwikkelen van een zaak met een uniek karakter. Daardoor ontstaan bij professionals vaak op meerdere plekken ‘eigen werkprocessen’, eigen interpretaties, eigen instructies, gewoonten, aanvullingen en olifantenpaadjes. Juridisch allemaal prima. Maar om deze onnodige variatie dan uiteindelijk organisatiebreed te gaan ondersteunen met digitalisering is moeilijk. De versnipperde werkprocessen zien we terug in een veelheid van ICT-systemen."

"De ICT is de weerslag van hoe het OM nu georganiseerd is. Niks meer en niks minder."

Hoe moet het dan wel?

"Digitalisering profiteert juist van gestandaardiseerde werkprocessen. Eerst moeten werkprocessen vereenvoudigd, geüniformeerd en gestandaardiseerd worden, daarna volgt de ICT.
En zoals toenmalig minister van Justitie Piet Hein Donner het ooit formuleerde: het OM is een organisatie van professionals, en hoe worden we een professionelere organisatie? Dan gaat het over sturing, organisatieopzet en multidisciplinair organiseren. Stel gezamenlijk de vraag: Waarom doen we het zo? Wat vinden we een goede juridische manier om te werken, en hoe zetten we dat om in een werkproces dat we kunnen digitaliseren? Laat het nooit alleen aan een ICT’er over om een systeem te bedenken  Bedenk ook als jurist niet zelf wat en gooi het dan over de schutting naar ICT. In beide routes wordt het te eenzijdig, monodisciplinair ingezet. Organisatiekundige ‘wet’ is: eerst organiseren, dan automatiseren. Multidisciplinaire samenwerking waarbij juristen, mensen met verstand van logistiek en processen, van HR en verandermanagement, financiën en informatiseringsdeskundigen sámen optrekken. Dan worden inhoud, verbetercyclus en digitalisering met elkaar vervlochten."

Is het een centenkwestie?

"Het is niet zozeer een centenkwestie. Het vereist meerjarig consistente keuzes én focus. Wel kost het geld om de technische veroudering op te lossen. Door de taakstellingen en voortdurend wijzigende wetgeving van de afgelopen jaren is dat erbij ingeschoten. Overigens hebben we nu wel wat veel systemen voor hetzelfde proces. Het streven naar harmonisatie, bijvoorbeeld door het uitfaseren van het verouderde bedrijfsprocessensysteem Compas, levert veel geld op."

Het lijkt er in organisaties soms op: loopt de ICT moeizaam, dan worden externe deskundigen ingevlogen

"Ook wij huren in verhouding veel ICT’ers van buiten in. Wat mij betreft kiezen we daar voor eigen collega-professionals: mensen die van begin af aan meedenken in die multidisciplinaire aanpak. En dan doel ik niet alleen op de DVOM. Het gaat ook om het College, hoofdofficieren, plaatsvervangers en (concern)directeuren bedrijfsvoering. We moeten het samen doen."

Waar moet het OM dan over een paar jaar staan?

"Er wordt gewerkt aan een nieuwe Perspectiefnota, waarover het College ook het gesprek met de organisatie zal aangaan. Daarin zie je dat het College uitspreekt wat haar visie is op een modern magistratelijk OM. Waarbij het College natuurlijk op de schouders van zijn voorgangers staat en…"

Hé, je begint met Perspectief, en niet met toekomstige bedrijfsvoering en ICT

"Omdat een PG Bedrijfsvoering lid is van een collegiaal College dat overstijgend bestuurt; het OM als instituut én als organisatie komen samen. Het College is in gezamenlijkheid verantwoordelijk voor bedrijfsvoering en ICT. Ik ben als allround bestuurder binnengehaald met een brede blik – iets wat tijdens mijn opleidingen al werd gestimuleerd. Maar terug naar Perspectief. Daarin spreken we naar de toekomst uit dat die uniformering en eenduidigheid nodig is om het OM als organisatie te verbeteren. Eenheid van beleid en leiding op gelijke OM-thema’s, noem ik dat."

Het valt op dat je niet gaat zwartepieten: ‘We hebben te weinig geld’, ‘De regels zijn zo moeilijk uit te voeren’. 

"Ach, waarom zou ik de problemen bij een ander neerleggen? Dan maak ik mezelf machteloos en beperk ik mezelf. Natuurlijk kan het helpen als er geld is, maar laten we in het hier en nu beginnen. Binnen de beperkingen zijn de mogelijkheden onbegrensd. Dus stel ik steeds de vragen: waar zijn we van; wat zijn de mogelijkheden op dit moment; en hoe gaan we het doen?"

Hoe gaan we het doen?

"Allereerst is het goed dat het College kiest voor het langjarig volhouden van een multidisciplinair perspectief, en ervoor heeft gekozen één PG helemaal vrij te maken voor de organisatie. Want daar gaat bedrijfsvoering in de brede zin van het woord over - ook HR, financiën, huisvesting én de organisatie- en informatiehuishouding. Want in het verleden was het door plots optredende prioriteiten voor PG’s natuurlijk lastig om die focus vast te houden. Gevoelige strafzaken vragen immers aandacht en er is druk van parlement en media. Mijn positie maakt dat ik daar meer ruimte voor krijg." 

"Nou, ik hoor wel eens van: ‘Goh Marjolein, we hebben tegenwoordig wel meer andere onderwerpen op de agenda’. En dat klopt, want ik betrek mijn collega's in het College bij ‘onze’ onderwerpen."

"En hoe het OM dit in gang zet? Stel, we denken de kaders voor de informatiehuishouding uit in de vorm van een procesarchitectuur. Dan kijken we allereerst naar het Wetboek van Strafvordering; daarin staat ons werk voor een belangrijk deel beschreven. Eigenlijk leest dat ook als een behoorlijk precieze gebruiksaanwijzing hoe juridisch werkprocessen moeten worden georganiseerd. Volgens welke regels, in welke volgorde en met welke termijnen. Het is bijna al een ‘functioneel ontwerp’. Als gezegd: in de loop der tijd zijn in dat werk interpretaties, instructies, gewoonten, aanvullingen en olifantenpaadjes gecreëerd en zijn die praktijken één voor één geautomatiseerd. De oorspronkelijke eenduidigheid raakte gestapeld en gefragmenteerd – en dán wordt het  onnodig complex. Dit vraagt om hoogopgeleide bevlogen professionals van meerdere disciplines die met elkaar verbeteren en  innoveren.  Er is al een ‘optimaal werkproces’ gebaseerd op bestaande systemen bedacht. De kunst is dat het College dit aanmoedigt, terwijl we van meet af aan eenduidige kaders stellen en daarmee richting geven: dít is een werkprocesversie 0.1. Die versie voeren we organisatiebreed uniform in en dit wordt in een cyclische aanpak verbeterd. Richten, inrichten en verrichten worden zo met elkaar in verband gebracht."

Helemaal vanaf nul beginnen kan natuurlijk niet

"Dat klopt, maar daarmee zitten we nog niet ‘gevangen’ in de bestaande ICT. Als we er helder over nadenken, met iedere discipline die daarvoor nodig is, komen we verder. We starten gezamenlijk en houden elkaar bij de les, zoals dat nu gelukkig ook meer en meer gebéurt. Juristen, logistieke experts en ICT’ers beoordelen het nu samen: Wat is een goede juridische manier om te werken? Hoe kan dit worden omgezet in een proces dat kan worden gedigitaliseerd, zodat officieren dat ook op hun mobiele werkstation kunnen doen? Kijk daar, aan de muur (Ten Kroode wijst op platen waarin OM-processen schematisch zijn uitgewerkt). Daar wordt juridisch werk in kaart gebracht tot de logistieke kern."

"Ook bij het programma ‘Modernisering van het Wetboek van Strafvordering’ is een team daar nu zo over aan het nadenken: hoe gaan we het rechtstatelijk doen en hoe gaan we dat eenduidig organiseren en digitaliseren. OM als instituut en OM als organisatie overlappen elkaar in deze aanpak. Daarmee verrijken we elkaar.
Een andere manier van opnieuw beginnen is: stoppen. We moeten Compas nu echt gaan uitfaseren, dus stoppen met gegevens invoeren in dat systeem. Die keuze is inmiddels gemaakt door het College, en er is al een parket dat dit al ongeveer voor elkaar heeft. Het doel is dat dit jaar op alle parketten stappen zijn gezet. Dat overstappen naar een ander systeem is best even moeizaam, daarna heeft het veel voordelen. Dan krijg je het geld en de middelen vrij om deze ontwikkelingen ook verder door te zetten. Dat is waar het College en vervolgens hoofdofficieren en (concern)directeuren meer richtinggevend in kunnen zijn.
Het in de ketens beter bedienen van slachtoffers en advocaten, samen met politie en rechtspraak, vermindert registratiedruk en werklast. De buitenwereld verwacht van ons een goede digitale toegang."

Het College moet meer de baas spelen?

"Ik zie heil in een College dat richting en kaders geeft en het uniforme inrichten daarbinnen laat aan hoofdofficieren, plaatsvervangers, directeuren bedrijfsvoering en concerndirecteuren. Richting geven is aan het College waarbij als criterium wordt meegegeven dat er een eenduidige keuze voor hetzelfde proces wordt gemaakt. Ik was laatst bij een parket en toen hoorde ik: ‘Maar we zoeken flexibiliteit’. Ik antwoordde: ‘Helemaal goed, en bij digitalisering geeft uniformiteit juist flexibiliteit en kwaliteit’. Die uniformiteit in digitalisering weerspiegelt ook de rechtsgelijkheid die in wet- en regelgeving besloten ligt. Maar juist die officíeren met die smartphones kunnen ons precies aangeven wat ze nodig hebben. Als College willen we vooral gezamenlijkheid en eenduidigheid bevorderen."

Zijn de juristenmannen in het College al een beetje gewend aan de allround bedrijfsvoerings-PG? 

"Dat kun je beter aan hen vragen! Nou, ik hoor wel eens: ‘Goh Marjolein, we hebben tegenwoordig wel meer andere onderwerpen op de agenda’. En dat klopt, want ik betrek hen bij ‘onze’ onderwerpen. Gelukkig is hun nieuwsgierigheid groot. Ik vind het knap dat ze lef hebben getoond: zit er zomaar een PG met andere deskundigheid in het College. Maar ze hebben me buitengewoon hartelijk ontvangen, opgenomen en meegenomen, dat vind ik erg prettig."