Procureur-generaal Frederieke Damme

'Mijn hart ligt altijd bij het maatschappelijke doel van een organisatie'

In haar werkkamer op de vierde verdieping van het Parket-Generaal, opgevrolijkt met kleurrijke kunst aan de wanden (‘Make art, not war’), treffen we Frederieke Damme zittend aan tafel, de handen gevouwen om een dampend glas thee. De glimlach op haar gezicht oogt even vriendelijk als ontspannen.

Als procureur-generaal ben je verantwoordelijk voor ‘de bedrijfsvoering’. Wat is dat eigenlijk?

(Lachend) “Weet je dat die term niet eens bestaat in het bedrijfsleven? Die wordt alleen gebruikt bij de overheid. Bedrijfsvoering is alles wat je doet om een organisatie zo efficiënt, effectief, duurzaam en plezierig mogelijk te laten functioneren. Dat is dus heel breed. Rinus (Collegevoorzitter Rinus Otte, red.) heeft weleens gezegd dat de two-pager, het document waarin we als College de prioriteiten uiteen hebben gezet, voor driekwart over bedrijfsvoering gaat. En dat is ook zo. We moeten het OM gaan zien als een rechtsbedrijf. Het mooie is dat ik vanuit deze functie legio mogelijkheden heb om onze organisatie te versterken.”

Tegelijkertijd noem je jezelf liever juist géén PG Bedrijfsvoering.

“Dat heeft te maken met het hardnekkige idee dat de bedrijfsvoering en het primaire proces twee volstrekt losse entiteiten zijn. Dat klopt niet. In de praktijk zijn die twee innig met elkaar verweven. Als College vormen we niet voor niets een collegiaal bestuur. Met z’n vieren zijn we van het hele OM, zowel van de missie als van de organisatie. Het strafvorderingsproces, van aangifte tot executie, is net zo goed een bedrijfsproces. Dat gaat om logistiek en om procesoptimalisatie. Daar heb je bedrijfsvoeringskennis en -kunde voor nodig. Het is niet alleen de officier die bijdraagt aan een rechtvaardige samenleving. Onze financial controller, recruiter en projectleider doen dat net zo goed. Het is mijn bestuurlijke opgave om de inhoudelijke strategie van het College te vertalen naar wat onze organisatie nodig heeft. Het feit dat het aandeel gedigitaliseerde criminaliteit explosief is gestegen, heeft direct consequenties voor mijn portefeuille. Wat vraagt dat van ons als organisatie, van onze mensen? Hoe verwerk je de informatie uit die zaken? Hoe ga je daarmee om in een rechtszaal? Wat betekent het voor onze opleidingen? Allemaal aspecten waar we in onze bedrijfsvoering iets mee moeten. Als we zeggen: we willen meer zaken sneller afdoen, dan is dat eigenlijk een vraag om efficiency. Zo’n ambitie valt of staat met de manier waarop je je processen inricht. We kunnen ook best zakelijker zijn. Eerst en vooral voor onszelf. Daar gaan onze collegeprioriteiten over: aan welke knoppen kunnen we draaien om zelf meer zaken sneller af te doen. Met ons programma op het gebied van voorraden en doorlooptijden wordt zichtbaar dat daar echt nog winst te behalen valt. Maar ook richting ketenpartners. Nog regelmatig moeten dossiers terug omdat ze niet compleet zijn. Of zijn zaken zittingsgereed, maar is er geen capaciteit bij de rechtbank. Wat mij betreft mogen de fluwelen handschoenen uit; maak het zichtbaar en spreek elkaar daar op aan. Dat gebeurt nu vaker dan voorheen. Het is onze publieke taak om elkaar in de keten scherp te houden en met elkaar te kijken hoe het proces beter kan. Het gaat over uniformiteit, professionaliteit en rolvastheid.”

Dat zijn grote woorden…

“Om maatschappelijk impact te hebben moeten we onze processen goed inrichten. Daarvoor moet je weten wat je eigen rol en taak is, maar ook wat de taak van de ander is en wat hij of zij daarvoor nodig heeft. Zowel in de keten als binnen het OM. Daarom was ik aangenaam verrast dat het OM al voor mijn komst met het PI-team (dat gaat over uniforme procesinrichting, red.) is gestart. Een dergelijke stap moeten we ook maken binnen de bedrijfsvoering. Zo worden de kaderstelling en beleid én de uitvoering van onze landelijke bedrijfsvoering binnenkort samengevoegd in de landelijke bedrijfsvoeringsorganisatie (LBOM, red.). Daarnaast hebben de directeuren bedrijfsvoering van de parketten samen met de concerndirecteuren gewerkt aan een visie en strategische prioriteiten voor bedrijfsvoering. Zij hebben afspraken gemaakt over een zakelijker manier van samenwerken. Door samen te werken en te uniformeren, kunnen we de bedrijfsvoering voor het OM als geheel professionaliseren.”

Eigenheid wordt niet meer gewaardeerd?

“Uniformeren is iets anders dan er eenheidsworst van maken. Elk parket heeft een zekere mate van eigenheid, en dat is goed. De kunst is wel om heel goed met elkaar te kijken waar die eigenheid dan in zit, en waar je daar de ruimte voor biedt en waar niet. Als het gaat over onze kerntaken dan kun je daar niet in variëren. Maar die eigenheid wordt soms ook doorgetrokken naar de gehele organisatie. We zijn als OM ‘uniek’. Dat is natuurlijk zo, maar we opereren in een keten. Ik ben er groot voorstander van om gebruik te maken van wat er beschikbaar is in die keten. Waar sui generis (onze onafhankelijkheid in het juridische proces, red.) geldt voor de inhoud van ons werk, geldt deze zeker niet ten principale voor de bedrijfsvoering.”

Opereerden de verschillende OM-onderdelen voorheen teveel op hun eigen eilandje?

“Ik vrees van wel. Een jaar geleden waren er bijvoorbeeld nog steeds parketten die BOSZ (een applicatie van de politie, waarmee ze strafdossiers sturen naar het OM, red.) niet gebruikten voor veelvoorkomende criminaliteit. Terwijl al vier jaar geleden is afgesproken dat elk parket dat zou doen. Het effect daarvan is dat we niet overal dezelfde informatie over de productie van ons primaire proces beschikbaar hebben. Daarmee wordt het lastig om cijfers te vergelijken en heb je geen goede basis om de prestaties van de parketten met elkaar te vergelijken. Daardoor kun je ook niet voldoende van elkaar leren en good practices gebruiken. Dat is heel jammer en ook maatschappelijk niet goed uit te leggen. Ik merk nu dat er een kentering gaande is waarbij het nut van uniformering als waardevoller wordt gezien dan het behoud van autonomie. Dat is mooi om te zien. Uniformeren is ook domweg noodzakelijk voor de vernieuwing van onze ICT, op het terrein van AVG en recruitment, om maar een paar zaken te noemen. Dat móét je in deze tijd centraal doen.”

Hoe doe je dat?

“Ik zoek altijd naar een vruchtbare bodem, dat begint met bewustzijn creëren, met het zichtbaar maken van belemmerende patronen. Daarmee ontstaat ook vaak ongemak. Soms moet je de boel een beetje omploegen zodat er licht en lucht bij kan. Dan ontstaat ruimte om nieuw gedrag met elkaar te leren en om afscheid te nemen van wat niet goed werkt. Ik investeer altijd in de werking van een organisatie, het samenspel: hoe mensen en processen goed op elkaar ingespeeld raken, hoe bedrijfsvoering en het primaire proces samenwerken.

Bij het OM zie ik grote loyaliteit naar de organisatie en naar het juridische vak; de wens om de opsporing en strafvervolging zo goed mogelijk te doen. Dat is prachtig! De kerntaak van het OM is vooral terugkijken. Dat is de aard van het beestje. Ons hele primaire proces is daarop ingericht. Op het achterhalen van feiten, het reconstrueren van zaken die zijn gebeurd… In de sturing van de OM-organisatie zie je die beroepsdeformatie, de focus op wat is gebeurd, op allerlei manieren terug. Bedrijfsvoering is vooral toekomstgericht. Het gaat over vooruitkijken zoals met een begroting, over je voorbereiden op wat komen gaat, zoals met huisvesting over vijf of zelfs tien jaar, en over vernieuwen, zoals nieuwe opleidingen voor de invoering van het nieuwe wetboek van Strafvordering. Die twee perspectieven – het terugkijken van ons primaire proces én het vooruitkijken van de bedrijfsvoering – kunnen elkaar wel heel mooi versterken. Ik probeer dan ook de verbinding te leggen, en tegelijkertijd nadrukkelijk te laten zien dat het sturen van de organisatie een toekomstgerichte blik vereist. Niet ad hoc, zoals ik ook veel zie, maar duurzaam veranderen. Ik ben niet van de lapmiddeltjes, maar van het fundament. Dat kost tijd en daar is geduld en uithoudingsvermogen voor nodig.”

Als PG ga je over de ICT. Wat denk je zelf wanneer je op intranet een bericht leest over de haperende ICT?

“Het is helaas het eerlijke verhaal. Het oplossen van de continuïteitsproblemen met onze ICT is een zaak van de lange adem. De problemen zijn een direct gevolg van de bezuinigingen die het OM een jaar of acht geleden heeft moeten doorvoeren. Destijds is ervoor gekozen om zoveel mogelijk handjes aan het bed te houden, om met minder geld toch zoveel mogelijk zaken te kunnen blijven doen. In plaats van op mensen werd er daarom bezuinigd op informatievoorziening en ICT. Jarenlang hebben we daar te weinig in geïnvesteerd, met als gevolg dat de achterstand groter en groter werd. Vergelijk het met een weg. Als je daar structureel onvoldoende onderhoud aan pleegt dan ontstaan er steeds meer scheuren en kuilen. Totdat hij op den duur zo goed als onbegaanbaar wordt en alleen grootschalige wegwerkzaamheden de weg nog kunnen redden. Dat is wat we nu met onze ICT aan het doen zijn. Met alle ongemakken en frustraties van dien, want je kunt niet aan de weg werken zonder dat mensen daar last van hebben. En bij wegwerkzaamheden zie je uiteindelijk nog waarom je een half uur in de file hebt moeten staan. Bij ICT-werkzaamheden zie je die oorzaak meestal niet. Met als gevolg dat gebruikers de indruk krijgen dat het alleen maar slechter gaat, terwijl er juist heel hard wordt gewerkt aan verbeteringen. Daarom is het belangrijk dat we blijven uitleggen waar we mee bezig zijn, waarom we daarmee bezig zijn, en welke hinder men daarvan kan ondervinden.”

Wanneer zijn we zover dat OM’ers niet alleen de hinder, maar ook de verbeteringen wat meer kunnen ervaren?

“Die verbeteringen zijn er. De zware verstoringen, waarbij bijvoorbeeld heel GPS (het zaaksregistratiesysteem van het OM, red.) er voor langere tijd uitligt, zijn flink afgenomen ten opzichte van een jaar geleden. Het systeem is stabieler. Waar we nog wel regelmatig mee te kampen hebben, is met traagheid en problemen met inloggen. Dat zijn zaken die niet alleen aan onze systemen liggen, maar waarbij we ook afhankelijk zijn van andere partijen. Zoals bijvoorbeeld de aanbieder van de infrastructuur van de Rijksoverheid. Ik snap dat het voor de gebruiker weinig uitmaakt, die is gewoon gefrustreerd als dingen niet werken. Sommige problemen zijn zo complex, dat we ze helaas niet 1-2-3 kunnen oplossen. Maar we gáán er komen. Daar ben ik van overtuigd. Tegelijk zeg ik erbij dat dat nog wel even gaat duren. Ook dat is het eerlijke verhaal.”

De boodschap luidt: hou vol?

“Dat zou wel erg kort door de bocht zijn. Wat ik vooral wil benadrukken is dat we allemaal OM’ers zijn. Ook de mensen van IVOM, onze ICT-organisatie. We zijn allemaal collega’s en dragen allemaal bij aan het hogere doel van het OM. Het is dus geen klant-leverancier-relatie waarbij je kunt zeggen: de klant is koning. Zo werkt het niet. Naar elkaar wijzen leidt alleen maar tot onbegrip en negativiteit. Natuurlijk is het frustrerend, maar dat geldt voor ons allemaal. We zullen dit samen moeten oplossen.”

Binnen de organisatie wordt reikhalzend uitgekeken naar de opvolger van het verouderde registratiesysteem GPS. Valt er inmiddels al iets concreets te zeggen over wanneer Emma in gebruik wordt genomen?

“Met dat soort uitspraken moet ik voorzichtig zijn, maar ik kan aankondigen - en daar word ik zelf heel enthousiast van - dat we komend voorjaar de eerste module van Emma gaan opleveren. Hoe Emma eruit gaat zien wordt getoetst bij referentieparketten. En vanaf afgelopen oktober trekt een Emma-campagneteam met een busje langs alle parketten. Daar wordt een speciale ruimte ingericht waar iedereen welkom is om met het systeem kennis te maken. Dan krijgen collega’s al een aardig beeld van hoe de nieuwe digitale samenwerkingsruimte voor ZSM eruit gaat zien. Tijdens de campagne kunnen collega’s ook aangeven wat ze nog missen in het systeem, of wat ze anders zouden willen zien. Want uiteindelijk gaat dit niet alleen over een zaakssysteem, maar juist ook over de vraag hoe we willen werken. Emma zal ook bijdragen aan de efficiency van ons primaire proces.”

Klopt het dat het College er bij de parketten korter op zit als het gaat om het realiseren van de gestelde doelen?

“Ik denk dat we vooral veel duidelijker zijn in wat we van hen verwachten. Door heel concreet de prioriteiten te benoemen, hebben we daar als College veel meer focus in aangebracht. In de verantwoordingsgesprekken die wij voeren met de parketleidingen gaat het over de Collegeprioriteiten en over de afspraken uit de Veiligheidsagenda. Op die punten moet je een goed verhaal hebben als je de resultaten niet haalt. Comply, or explain.”

Parketten zouden dat ook kunnen ervaren als een gebrek aan vertrouwen?

“Daarvan moeten we echt af. Dat is oud denken. Het is gevaarlijk als binnen een organisatie de zakelijkheid als wantrouwen wordt bestempeld en daarom alles maar onder het tapijt wordt geschoven, of met de mantel der liefde wordt bedekt. Zakelijkheid kun je ook betrachten met een koel hoofd en een warm hart. Het hoeft niet vervelend te worden. Dat is het ook niet. Sterker nog, mijn ervaring tot nu toe is dat de parketten die zakelijkheid en die focus juist waarderen. Zo kunnen we meer waardering uitspreken voor wat ook heel goed gaat.”

Voordat je de overstap maakte naar het OM, werkte je als plaatsvervangend directeur-generaal en CFO bij het RIVM. In volle coronatijd. Hoe was dat?

“Ik ben iemand die houdt van dynamiek, dus daar viel ik met mijn neus in de boter. En ook daar was vernieuwing een issue. Als CFO (Chief Financial Officer, red.) had ik onder andere de logistiek en ICT van het vaccinatieprogramma in mijn portefeuille. Om de pandemie te bestrijden, moesten er op korte termijn miljoenen mensen worden gevaccineerd. Een ongekende uitdaging waarbij het erop aankwam om verder te kijken dan het geijkte. Op initiatief van een directeur die ik nog maar pas had aangenomen, maar in wie ik wel het volste vertrouwen had, hebben we toen besloten om Defensie erbij te betrekken. Daar werd binnen het RIVM nogal sceptisch over gedaan. Het leger? Tjonge… Waarom konden we niet gewoon het bestaande rijksvaccinatieprogramma opschalen? Toch heb ik die directeur groen licht gegeven. Mensen van Defensie hebben ons toen geholpen om in no time een heel logistiek centrum op te bouwen. Achteraf is dat cruciaal gebleken. Anders hadden we het never nooit gered. Massale processen vereisen nu eenmaal een volledig andere aanpak dan standaardprocessen, die kan je niet even maal-tien doen.”

Van het RIVM naar het OM. Is dat een logische stap?

“Voor mij wel. Ik ben een alleseter. Ik ben iemand die denkt vanuit de bedrijfsvoering, maar mijn hart ligt altijd bij het maatschappelijke doel van een organisatie. Of dat nou het bestrijden van COVID is bij het RIVM of het bestrijden van misdaad bij het OM; ik kan mij daar heel makkelijk aan verbinden. Ook hier heb ik het gevoel dat ik op mijn plek zit. Misschien wel juíst omdat ik een andere achtergrond meebreng. Een gevaar voor organisaties is monomaan worden. Vooral voor publieke organisaties. Die hebben de verantwoordelijkheid om te snappen wat er in de maatschappij gebeurt. Dat lukt simpelweg niet als je allemaal uit dezelfde bubbel komt. Daarvoor is een ander geluid noodzakelijk, anders verlies je het contact met degenen voor wie je het werk doet. En daarmee ook het vertrouwen, het begrip en de draagkracht. Daarom ben ik blij dat ik diversiteit en inclusie in mijn portefeuille heb. Ik vind dat ontzettend belangrijk. Het zijn geen modewoorden, geen thema’s om als organisatie goede sier mee te maken. Ze zijn essentieel voor het goed functioneren van je organisatie. Hoe zorg je ervoor dat iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt? Dan heb ik het niet alleen over culturele verschillen, maar ook over bijvoorbeeld statusverschillen. Gelijkwaardigheid vind ik heel belangrijk. Voor mij doet iedereen ertoe. Je hebt elkaar nodig. Iedereen heeft een aandeel in het resultaat van onze organisatie, in welke rol, functie of schaal dan ook. Binnen onze eigen bubbel redden we het ook op de langere termijn niet, bijvoorbeeld als het gaat om de ‘war on talent’ op de arbeidsmarkt.”

Hoe kom jij uit je eigen bubbel?

“Ik heb het nodig om te reizen, om nieuwe inzichten op te doen. Een andere cultuur, andere omgangsvormen, ander eten, anders leven. Het helpt relativeren: ‘zo kan het ook’ en ‘zo gek hebben we het niet in Nederland’. En daarnaast helpt het mij om stil te worden en te vertragen. Zo heb ik twee keer een deel van de camino naar Santiago de Compostella gelopen. Als je loopt dan zie je meer. Je komt in een ander ritme, je legt lange afstanden af, je raakt onthecht van de hectiek en van het nieuws. Het is natuurlijk ook afzien, blaren, vermoeidheid, rugzak op je rug. Het is verduren en tegelijk genieten van het prachtige landschap. Ik houd van die combinatie. Als ik dan de parallel maak met het OM: ik zet graag de boel in beweging, hou het ritme er in en zorg ervoor dat we heelhuids samen de eindstreep halen. De ontwikkelingen binnen het OM lijken een beetje op zo’n tocht: stap voor stap vooruit, totdat we de hele afstand hebben afgelegd.”