'We gingen terug naar het papieren dossier'

Rechtspraak, CJIB, Politie en Openbaar Ministerie over de ICT-inbreuk bij het OM

Als blijkt dat er via het systeem van telewerken een inbreuk op de ICT van het OM heeft plaatsgevonden, neemt het OM geen halve maatregelen. Het koppelt zich op donderdag 17 juli volledig los van het internet. Het is het moment dat de start van een grote ICTcrisis bij het OM markeert. Maar op dat moment zelf realiseren nog weinigen zich hoe groot die crisis zal zijn. Dat blijkt als Jolanda Lootsma (rechter bij Rechtbank Noord-Nederland en voorzitter van het Landelijk Overleg Vakinhoud Strafrecht), Ilse Verkerk (directeur bij het Centraal Justitieel Incassobureau, CJIB), Arjan de Zwart (hoofd Crisiscoördinatie, operatie en bijstand bij de Landelijke Eenheid van de Politie) en Marthyne Kunst (hoofdofficier van arrondissementsparket Oost-Nederland en landelijk portefeuillehouder crisisbeheersing) teruggaan naar het moment dat zij hoorden van het offline gaan van het OM.

Wat was op dat moment jullie eerste reactie?

Jolanda Lootsma, Rechtspraak: “Het was die donderdag kwart voor elf ’s avonds dat ik via onze storings-app dat bericht kreeg. In het bericht stond dat er wellicht zaken zouden worden aangehouden. Ik kreeg meteen een soort corona-flashback, toen ook allerlei zittingen werden aangehouden. Ik dacht: zover laten we het niet komen. We gaan redden wat er te redden valt om alles door te laten gaan. Maar tegelijkertijd was ik toen nog in de naïeve veronderstelling dat we die vrijdag zouden doorkomen door zoveel mogelijk voor de officieren van justitie uit te printen, en dat in het weekend alles weer zou zijn opgelost zonder dat grote achterstanden zouden zijn ontstaan.”

Ilse Verkerk, CJIB: “Ik werd ’s avonds rond halfnegen gebeld met de melding dat het OM offline was gegaan. Al snel werd duidelijk dat het de volgende dag geen business as usual zou zijn. Vrijdagochtend om 8.00 uur belde ik Jolanda Lootsma: ‘We hebben een probleem. Zouden jullie vanuit de Rechtspraak in ieder geval de spoedeisende beslissingen zoals rond preventieve hechtenis rechtstreeks naar ons kunnen mailen?’ Zo gebeurde het ook. Stilletjes had ook ik toen nog goede hoop dat we er één dag flink last van zouden hebben, met maandag misschien nog wat naweeën, maar dat het dan wel klaar zou zijn. Maar gaandeweg het weekend werd duidelijk dat dat hem niet ging worden.”

Marthyne Kunst, OM: “Ik herken dat gevoel ook. Zorgen had ik direct, maar pas langzaam ga je je realiseren hoe veel geraakt was.”

Arjan de Zwart, Politie: “Toen ik het hoorde, dacht ik direct terug aan de inbreuk die in september 2024 in de politie-ICT had plaatsgevonden. Daarom schrok ik enorm, ik had meteen het gevoel dat de inbreuk bij het OM ook stevige consequenties zou hebben. Overal binnen de politie ontstond een groot loyaliteitsgevoel: onze partner is geraakt, hoe kunnen we het OM zo goed mogelijk helpen?”

Wat waren jullie acties in die eerste dagen?

Verkerk: “Wij hebben vanaf 21 juli ons eigen crisismanagementteam binnen het CJIB gehad. En in de executieketen hebben we veel overlegd en gebeld.”

Lootsma: “Vanuit de Rechtspraak hebben we meteen een crisismanagementteam (CMT) ingesteld, en hebben wij als Landelijk overleg vakinhoud strafrecht – het LOVS dat ik voorzit – het voortouw genomen om landelijk procedures te maken, zodat niet elke rechtbank zijn eigen geitenpaadjes zou gaan bewandelen. Dagelijks hebben we via updates en veel gestelde vragen onze mensen op de hoogte gesteld hoe we uniform met de situatie zouden omgaan. Alles op één lijn zien te houden, dat is binnen de Rechtspraak best een prestatie.”

Kunst: “Binnen het OM ook wel, hoor. Wij hadden al onze uniforme procesbeschrijvingen, maar in zo’n crisis kom je erachter dat we toch wat minder uniform zijn dan iedereen dacht. Ook wij hebben van meet af aan benadrukt dat we alles wat we uniform konden doen ook uniform gíngen doen. Wij hebben ook een CMT ingesteld, waarbij het voordeel was dat we door de recent gehouden NAVO-top onze crisisplannen op orde hadden.”

Verkerk: “Bij het CJIB waren wij blij met die uniformiteit, want als landelijk werkende organisatie hadden we de zorg dat iedereen op lokale gebruiken zou gaan terugvallen. Dat zou onherroepelijk tot heel veel gedoe hebben geleid, en gelukkig is dat van begin af aan eigenlijk best goed gegaan.” De Zwart: “Binnen de politie startte een NSGBO, een nationale staf grootschalig en bijzonder optreden; in alle regio’s kwam een regionaal SGBO. Binnen een week wisten we dat er geen sprake meer was van een klassieke crisis. De regionale eenheden moesten doen wat gedaan moest worden, en tegelijkertijd was er ook een single point of contact voor de buitenwereld nodig. Ik leidde een kernteam dat voor deze ‘versterkte lijn’ werd opgericht, waarin vanuit alle regio’s ook leden zaten die in verbinding stonden met hun eigen arrondissementsparket. In die behoefte aan eenheid was er met veel organisaties contact en afstemming. Voor het OM deed ik dat met Marthyne Kunst.”

Was de inbreuk bij het OM vooral voor het OM zélf een probleem?

Lootsma: “Wij doen bij de Rechtspraak eigenlijk alles digitaal en onze systemen zijn voor de aanlevering van strafzaken afhankelijk van het OM. Elke nacht worden die vanuit het OM-systeem overgezet. Dus vanaf 17 juli kregen wij digitaal geen stukken meer.”

Verkerk: “Bij het CJIB net zo. Alle strafrechtelijke beslissingen die ten uitvoer moeten worden gelegd, komen via het OM bij ons. En dan gaat daarna ook een hele stroom weer terug, bijvoorbeeld voor vervolgbeslissingen, zoals bijvoorbeeld mislukte taakstraffen die moeten worden omgezet. Vanuit het CJIB geven wij niet alleen aan de ketenpartners door wat er moet worden geëxecuteerd, maar informeren we ook slachtoffers over de vonnissen. En maken we daarvoor ook zelf nog gebruik van IT van het OM. De impact was dus enorm. En we hebben, omdat een deel van de IT van parket CVOM via de CJIB-infrastructuur verloopt, werkplekken aangeboden aan Parket CVOM, zodat in ieder geval een deel van het werk weer kon doorgaan.”

De Zwart: “Voor de opsporing was een cruciale vraag natuurlijk: hoe krijgen we onze processen-verbaal naar het OM? Dat kon niet meer op de gebruikelijke digitale manier. En hoe ga je om met voorgeleidingen? Er waren tal van effecten voor de opsporing van alle dag, met zorgen dat het werk zich zou opstapelen en de voorraden zouden oplopen. Ik werd me er de afgelopen maanden enorm bewust van: het OM is in alle werkprocessen binnen de strafrechtketen hét informatieschakelpunt.”

Kunst: “Heel veel was lastig. Zo konden we de dossiers in strafzaken niet meer digitaal naar de advocatuur versturen. We konden ook reclasseringsrapporten en andere rapportages niet meer digitaal aanvragen, en die konden ook niet meer digitaal bij ons binnenkomen. En dan kwam er bij ons intern nog van alles bij, zoals geen betalingen meer kunnen doen aan collega’s die niet in vaste dienst zijn en geen mensen meer kunnen aanstellen.”

Hebben burgers last gehad van deze ICT-problemen bij het OM?

Kunst: “Voor verdachten en slachtoffers was het onzeker. Wordt hun zaak behandeld of niet? Zouden slachtoffers tijdig hun informatie krijgen, zouden ze nog van hun spreekrecht gebruik kunnen maken? Het OM heeft ook een aantal civiele taken, zoals beslissen op verzoeken van mensen om een ontheffing te krijgen van de termijn waarop ze kunnen trouwen. Mensen die ernstig ziek zijn doen dat vaak. Nou, er bleek bij ons zo’n verzoek in de pijplijn te zitten. Dat had ingrijpende gevolgen kunnen hebben.”

Verkerk: “Slachtoffers konden door ons niet geïnformeerd worden omdat we geen uitspraken meer binnenkregen, anders dan die door de rechtspraak gemailde spoedeisende beslissingen zoals over preventieve hechtenis, waarover ik het eerder had. Slachtoffers belden ons wel: ‘Hoe staat het met de schadevergoedingsmaatregel?’ Niet alleen de systemen tussen OM en CJIB en het emailverkeer lagen eruit, maar ook de burgerportalen. Dat betekent dat mensen hun verkeersfoto’s niet meer konden zien en geen beroep meer digitaal konden aantekenen. En als het OM niet meer in het systeem kan registreren dat er verzet of beroep is ingesteld, krijgen wij daar niet automatisch meer bericht van en loopt ons inningenproces door. Burgers krijgen dan bijvoorbeeld onterechte aanmaningen. Daarom is er een apart CMT van ons met Parket CVOM ingericht.”

Lootsma: “De rechtsbijstand voor burgers kwam ook in het gedrang. Advocaten krijgen de dossiers altijd op dezelfde wijze als de rechtbank: die worden ’s nachts overgezet naar het Advocatenportaal. Die advocaten kregen nu geen stukken. De gerechten zijn deze gaan verstrekken aan de advocaten, zodat zij ook aangehaakt bleven. Er werden geen ‘toevoegingen’ (vergoeding voor een deel van de advocatenkosten – red.) afgegeven – want dat gaat ook via het systeem – en dan wordt een advocaat niet betaald. Hetzelfde gold voor tolkenoproepen. Overal moest je ‘workarounds’ voor maken, tijdelijke oplossingen. Bijvoorbeeld met de Raad voor de Rechtsbijstand over hoe we die toevoegingen daar toch zouden krijgen. We konden geen gebruik maken van het systeem en moesten daarom een eigen format maken en inzenden.”

Heeft de verstoring tot meer criminaliteit geleid? Tot burgers die dachten dat ze nu hun slag konden slaan?

De Zwart: “Ik heb niet gemerkt dat er in deze periode meer criminaliteit is gepleegd. Deels misschien omdat binnen de politie echt van korpsleiding tot werkvloer de drive heerste dat het opsporingswerk zou doorgaan. Als politie doen we aan webcare waarbij we met veel burgers in contact staan. Daar heb ik nergens gehoord over berekenende burgers die dachten: ze zijn nu vleugellam; we kunnen toeslaan en ermee wegkomen. Wel hoorden we veel zórgen bij de burgers. Dat opnieuw de ICT van een organisatie van buitenaf is geraakt. Dat de overheid op dat vlak kwetsbaar is, terwijl die over veel informatie en privacygevoelige gegevens van burgers beschikt.”

Lootsma: “Je hebt natuurlijk mensen die in deze situatie denken dat hun zaak niet meer doorgaat. Daarom hebben wij heel duidelijk op rechtspraak.nl gecommuniceerd wat er aan de hand was. En dat niets stillag, maar alles gewoon zou doorgaan.”

Kunst: “Dat hebben wij ook gecommuniceerd. Door de politie zijn deze periode gewoon aanhoudingen verricht. Verdachten zijn waar nodig voorgeleid. In alle andere strafzaken uit die periode wordt net als anders een afdoeningsbeslissing genomen.”

Hoe hebben jullie in deze tijd het werk zoveel mogelijk kunnen laten doorgaan?

Lootsma: “Vanwege de inbreuk moesten we overgaan naar een papieren dossier en die workarounds organiseren. Mensen zoals ik, die al wat ouder zijn, kenden dat papieren proces van vroeger en konden nog precies uitleggen hoe dat werkte. Voor jonge mensen, die eraan gewend zijn dat het bedrijfsprocessensysteem de logistieke en informatieprocessen organiseert, was dat lastig. Die keken ons aan van: wat bedoel je nou?”

Kunst: “Ja, haha. Ineens zag je die ouwe generatie weer het voortouw nemen. Zó gaan we het doen.”

De Zwart: “Dat gold ook binnen de politie. Op veel plekken is er voor processen-verbaal en andere stukken met auto’s heen en weer gereden tussen politie en OM. Deels is dat ook opgelost door politieprinters op de parketten neer te zetten, om zo de processen-verbaal bij het OM te krijgen. De situatie verschilde per parket. Een vestiging van het Landelijk Parket, bijvoorbeeld, zit voor de politie vaak verder weg dan het regionale arrondissementsparket. Voor een deel zijn beslissingen ook uitgesteld.”

Verkerk: “We hebben in die tijd heel veel via de telefoon gecommuniceerd, want dat was het enige communicatiemiddel dat het OM nog had. Parket CVOM heeft bijvoorbeeld ook een fietsdienst ingericht vanuit zijn locatie in Leeuwarden naar het CJIB in Leeuwarden, zodat we in ieder geval de verzetten tegen strafbeschikkingen konden registreren. Ik denk dat we ons vooral op betrokkenheid door die periode hebben geslagen. Zeker in die eerste dagen van de crisis viel het me op: mensen zaten met rode konen en het zweet op hun voorhoofd te werken. In vakantietijd zijn veel mensen teruggekomen en extra gaan werken, om ervoor te zorgen dat met name de Dienst Justitiële Inrichtingen en de Reclassering zo min mogelijk last hadden van de ICT-uitval van het OM. Dat zit denk ik wel in al onze organisaties: we beschikken over een hoog doe-gehalte in ons DNA. Onze grootste angst was dat we mensen in het systeem zouden kwijtraken. Dat we iets over het hoofd zouden zien, waardoor preventief gehechte verdachten te lang zouden blijven vastzitten of juist per ongeluk te vroeg zouden vrijkomen. Allebei even erg.”

Lootsma: “Normaal stuurt de Rechtspraak al haar beslissingen naar het OM. Nu hebben we meteen een lijstje gemaakt met beslissingen waar direct iets in moet gebeuren. Zoals bijvoorbeeld bevelen gevangenhouding – eigenlijk alles wat door het CJIB direct kan worden geëxecuteerd. Die beslissingen hebben we nu direct naar het CJIB gestuurd. Dat deden we anders nooit, want het OM zit daar normaal altijd tussen. Volgens mij is dat al met al best goed gegaan.”

Verkerk: “Ja, we hadden met de rechtspraak heldere afspraken en die bleken in de praktijk goed te werken. We zijn er een enkele keer tegenaan gelopen, met name de eerste dagen, dat er wel een paar zaken tussen wal en schip zijn gevallen. Waar we dat zagen, hebben we bijvoorbeeld proactief schadevergoeding aangeboden.”

Kunst: “We ontkwamen er ook niet aan om keuzes te maken. We hebben keuzes moeten maken in het aantal mensen dat we konden voorgeleiden. Verder zijn er in die periode minder zaken naar een snelrechtzitting gegaan. Keuzes ook bij de inzet van bijzondere opsporingsbevoegdheden. Daar was nu bij politie en OM maar beperkt capaciteit voor. Praktisch betekende dat dat soms strafrechtelijke onderzoeken op een wat lager pitje gezet zijn. Of dat we tegen de politie gezegd hebben: start bepaalde onderzoeken nog even niet op, want we kunnen bepaalde handelingen nu lastig verrichten.”

De Zwart: “Dat was prioriteren en kiezen. En dan geldt: achterstanden kun je inlopen, maar bij die bevelen voor bijzondere opsporingsbevoegdheden vraagt de situatie er soms om dat die op een bepaald moment plaatsvinden. Lukt dat niet, dan heeft het geen zin meer om dat later alsnog te doen.”

Kunst: “Mijn conclusie is wel dat het werk in de strafrechtketen, ondanks alle moeilijkheden en achterstanden die nog moeten worden ingelopen, ook in deze periode voor het overgrote deel is doorgegaan. Daar mogen we als strafrechtketen best trots op zijn. Hoe groot de achterstanden zijn, brengen we nu in kaart. Mijn indruk is dat het binnen de arrondissementsparketten nog best meevalt. Bij parket CVOM is het lastiger.”

Welke lessen hebben jullie geleerd?

Lootsma: “We zijn door de crisis gekomen doordat bij alle organisaties onze mensen de schouders eronder hebben gezet. Die inzet was enorm.”

Verkerk: “Deze periode liet weer zien hoe afhankelijk we zijn van het berichtenverkeer. En ja, alle complimenten aan de mensen die het werk hebben gedaan. Dat geeft vertrouwen dat we ook bij een volgende crisis oplossingen zullen weten te bedenken. Wat ik wel ingewikkeld vond, is dat in het begin de mensen van de informatievoorziening en de mensen van het primaire proces elkaar niet direct vonden. Toen we dat wel hadden gestructureerd en georganiseerd, líep het ook.”

Kunst: “Eens. Ik denk dat we dat in de herstelfase, toen we alle applicaties en systemen een voor een weer gingen aanzetten, beter hebben gedaan. Toen trokken Informatievoorziening en primair proces wel samen op.”

De Zwart: “Een les is dat je niet alleen efficiency, maar ook robuustheid, reservecapaciteit en weerbaarheid moet organiseren. Je moet voorbereid zijn op crises, inclusief draaiboeken en geoefende scenario’s. Ik heb superfijn met OM’ers gewerkt. Samen trokken we op om de continuïteit van de werkprocessen te organiseren. Lastig was wel dat het OM gesloten was over wat er aan de hand was, ook naar nauwe partners. Ondertussen hadden veel politiemensen vragen: liep de politie veiligheidsrisico’s, vanwege de kans dat er gevoelige informatie uit strafzaken op straat kwam te liggen, of in de sfeer van het bewaken en beveiligen van personen? Het was moeilijk om daarover met het OM te spreken en daardoor kon de politie zijn eigen mensen daarover niet informeren. Ik vond dat te krampachtig. Daarover zou je als OM wat kunnen reflecteren. En wat me echt is opgevallen: Het OM is een relatief kleine organisatie. Met daarbinnen weer een relatief kleine organisatie om de security te organiseren. Terwijl er zó veel werkprocessen in de keten langs het OM lopen! Kan dat wel? Moet je daarin, als hele overheid, niet meer weerbaarheid inbouwen?”

Kunst: “We hebben gemerkt hoe zeer de strafrechtketen met elkaar verknoopt is. Dat heeft grote gevolgen wanneer bij een van de ketenpartners een ICT-crisis ontstaat. Daarom zou je ook als keten moeten oefenen op bedrijfscontinuïteit voor het geval dat de Politie, de Rechtspraak, het CJIB of het OM uitvalt. Om dan sneller als keten te kunnen opschalen, kunnen we organiseren dat de ketenpartners bij elkaar ‘slapende’ accounts hebben die je bij crisis direct kunt activeren. Ik realiseer me dat ook ná de ICT-crisis het voor OM-collega’s lastig werken is. Het functioneren van veel programma’s, zoals Outlook of GPS, laat te wensen over. Er moet nog veel worden gedaan voordat dat op orde is. Het gaat overigens om meer dan ICT, het gaat ook om de informatievoorziening binnen een moderne en weerbare organisatie. Dat verbeteren gaat nog veel tijd en de nodige kosten vragen. Maar het is dringend noodzakelijk.”