Effectief in den vreemde

Zo zet je over de grens seinen op groen

Reizende Hollanders nemen hun mores mee. In den vreemde doen we gewoon. Direct, vrij en eerlijk. De inhoud voorop, dus kijk eens jongens, hier is ons plan. Al zeggen we het zelf: het is effectief en efficiënt werken met ons. Maar die directheid wordt over de grens wel eens anders gewaardeerd, zegt Henrik de Groot. “In het buitenland zijn ceremonie en vorm belangrijker dan de inhoud. Met de Nederlandse directheid maak je alleen in Nederland vrienden – en niet eens zo heel veel. Dus, When in Rome, do as the Romans do.”
De Groot, die chef Protocol was van het Ministerie van BZK, vertelt dat op 2 november aan tientallen internationale OM’ers die naar het Spoorwegmuseum waren afgereisd. Voor ‘De OM Express’, een conferentie georganiseerd door het OM Bureau Internationaal. Veel aandacht is er die dag voor do’s en don’ts in de internationale omgang.

Verdiep je vooraf in het land waar je te gast zult zijn. Hoe begroet je elkaar? Hoe kleed je je? Wie gaat voor wie en waarom? Dus sta op, geef netjes een hand. Als je een hooggeplaatste vrouw een handkus geeft, vermijd dan contact en ga niet lebberen. Verdiep je vooral in de gebruiken in een ander land. Blijf jezelf, maar pas je aan. Kleren maken de mens, dus zorg ervoor dat je in het buitenland ‘gekleed’ op de gelegenheid bent. “Dames bedekken hun armen en dragen lange rokken”, zegt De Groot. “En mannen knopen hun jasje dicht, want dan wappert de das niet in de wind. Stop geen portefeuilles en sleutelbossen op plekken die tot verwarring kunnen leiden.”
Kleed je netjes, maar laat kleuren niet zo knallen dat dat de hogergeplaatste naast je ‘in de schaduw’ staat. Laat een kleine spreker niet verdwijnen achter een hoog katheder. Zet je gast nooit op een lagere stoel dan je zelf hebt. Is je gast zwaar? Zet hem niet op een wankele stoel, maar zet hem ook niet als enige op die ijzeren stoel.
Let op de tafelschikking en plaatsing. Dat verschilt per land. Wie staat naast wie? De vuistregel: zet de belangrijkste gast rechts van de gastheer. Dat gebruik is om veiligheidsredenen ontstaan: bij gevaar kan de gastheer met zijn zwaard het de gast beschermen. “In de rechtszaal”, zegt De Groot, “is de officier van justitie de belangrijkste gast, nietwaar?”

Belgen en Duitsers

Zet Duitse en Nederlandse OM’ers en rechercheurs in één team, en je hebt een geweldige klik. De Duitsers vinden die flexibele Nederlanders die creatief naar de beste oplossing zoeken, een verademing. En de Nederlanders genieten van die door en door betrouwbare oosterburen. Maar verwarring ligt ook op de loer, zegt docent en auteur Ute Schurings, kenner van interculturele communicatie, in een workshop. Ze wijst op verschillen tussen Belgen, Duitsers en Nederlanders. Duitsers snappen niet dat Nederlanders onderling voortdurend jij-en en jou-en. ‘Zijn die állemaal vrienden van elkaar!?’, denken ze. Duitsers blijven, ook tegen elkaar, “Sie” zeggen. Dat is niet afstandelijk, maar professioneel. Ze kunnen best persoonlijk en gezellig doen, maar: Dienst ist Dienst, Schnapps ist Schnapps.
Nederland verhullen de verschillen in rang, Maar voor Duitsers is het een startvraag: wie gaat erover? Overleg je met Duitsers, dan is vaak alleen de hoogste in rang aan het woord. Anderen zeggen nauwelijks iets, laat stáán dat ze gaan tegenspreken. Dat vinden de Duitsers prettig helder: dát is de man met de expertise en de bevoegdheden.
En zeggen Duitsers eenmaal ‘ja’, dan is het ook ja, want ze hebben hun beslissing al maanden voorbereid en hebben groen licht van hogerhand. Hun ‘ja’ blijft ja, want afspraak is afspraak. Nederlanders zeggen sneller ‘ja’ op een voorstel, maar het Hollandse ja kan betekenen: ‘Ach, dat lijkt ons op hoofdlijnen wel oké, en onderweg zien we wel verder’. Krabbelt een Nederlander later terug, bijvoorbeeld omdat de parketleiding iets anders wil, dan komt dat voor de Duitser als een donderslag bij heldere hemel.

Bij de Belgen kan het misgaan bij de manier waarop Nederlanders contact leggen. Drie zinnetjes beleefdheid, bekertje koffie erbij, en hup: ter zake! Maar wil je met Belgen snel handelen? Vertraag, neem de tijd. Ga eerst samen lunchen, en dan niet dat broodje kaas. Glas wijn erbij. Daar win je het vertrouwen van de zuiderburen, daarna gaan zaken ineens snel. En Belgen kunnen, net als Nederlanders, zich ‘klein maken’; ze houden wel van zelfspot. Duitsers duiden dat moeilijker.

Luister bij de Belgen goed tussen de regels door, adviseert Schuring. “Kom jij met een voorstel en zeggen de Belgen ‘Misschien’? Menig Nederlander denkt dat zijn voorstel dan nog volop in de race ligt. Vergéét het maar, de Belg bedoelt daarmee dat het feest niet doorgaat. Zijn antwoord is niet het bewijs van onbetrouwbaarheid en ondoorzichtigheid, maar van beleefdheid. Belgen zijn te beleefd om eerlijk te zijn; Nederlanders zijn te eerlijk om beleefd te zijn.”
Schurings: “Het ene is niet beter dan het andere, het is gewoon anders. Mijn verhaal is wat zwart-wit, maar houd rekening met verschillen. Communiceer bij twijfel eens op metaniveau: ‘Excuses dat ik als Hollander misschien te direct ben, maar...’ Haal het beste uit elkaar en kijk ook eens anders naar jezelf.”

Respect en Rechtshulp

Ook bij internationale rechtshulp kunnen fatsoen en respect het verschil maken, zeggen Marianne Niessink, hoofd van de Afdeling Internationale Rechtshulp in Strafzaken (AIRS van Min J&V) en Lisette Vos, landelijk officier van justitie voor internationale rechtshulp. Vier van hun tips.